Документы для специалиста отдела кадров. Перечень необходимых кадровых документов. Обязательные локальные нормативные акты

11.02.2021

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов.

Обязательными локальными нормативными актами являются:

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
Инструкция по технике безопасности.
Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).

Все эти документы действуют до замены новыми.

График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы - факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
инструкция по кадровому делопроизводству - очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
альбом форм документов по учету кадров;
положение об аттестации - если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
положение о персонале;
коллективный договор.

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ

К таким документам относятся:

прежде всего - это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя - либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

о приеме работника на работу - форма Т-1;
о приеме работников на работу - форма Т-1а;
о переводе работника на другую работу - форма Т-5;
О переводе работников на другую работу - форма Т-5а;
о предоставлении отпуска работнику - форма Т-6;
о предоставлении отпуска работникам - форма Т-6а;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-8;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма Т-8а;
о направлении работника в командировку - форма Т-9;
о направлении работников в командировку - форма Т-9а;
о поощрении работника - форма Т-11;
о поощрении работников - форма Т-11а.

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

о совмещении должностей (профессий);
о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
о возложении взысканий;
о досрочном снятии взысканий;
об изменении персональных данных работника;
о присвоении разряда;
о привлечении к сверхурочным работам;
о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
о дежурствах;
об установлении или снятии персональных надбавок;
об изменении режима работы.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ

Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

об утверждении штатного расписания;
о внесении изменений в штатное расписание;
о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

командировочное удостоверение - форма Т-10;
служебное задание - форма Т-10а;
записку-расчет о предоставлении отпуска работнику - форма Т-60 (лицевую сторону);
записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-61 (лицевую сторону);
акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы - форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В наше время существуют три способа регистрации:

простейший - в журналах;
более совершенный - с помощью картотеки;
и наиболее совершенный, удобный, быстрый - с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.

Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы - в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания - за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
журнал регистрации личных карточек (Т-2);
журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.

Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

Сверхурочные работы;
использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
предоставленные работникам отгулы и т.д.

Картотека предупреждений

Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня - статья 71 ТК РФ);
истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения - статья 79 ТК РФ);
ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала - статья 123 ТК РФ);
помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Из этой статьи вы узнаете:

В чем заключается деятельность отдела кадров

Какие документы обязательны для деятельности отдела кадров

В чем особенности планирования как вида деятельности отдела кадров

Отделы кадров в организациях обычно входят в службы управления персоналом и выполняют свои функции. Но их обязанности не сводятся исключительно к оформительской работе, касающейся отношений работодателя и персонала: ведению отчетности, делопроизводства и т. п. Возможно, в советские времена все обстояло именно так, но сейчас деятельность отдела кадров представляет собой разнообразную и многоплановую работу. Рассмотрим ее подробнее.

Функции и деятельность отдела кадров

Отдел кадров играет далеко не последнюю роль в компании, и его положение в организационной структуре предприятия отражает значимость его деятельности. Некоторые даже считают, что отдел кадров – визитная карточка организации, ее лицо, поскольку именно с этим подразделением сталкивается каждый новый сотрудник, принимаемый на работу.
Главной функцией отделов кадров является поиск, наем персонала и текущее взаимодействие с трудовым коллективом. Ограничивать деятельность отдела кадров только подбором новых сотрудников и их оформлением на работу – неудачное решение для бизнеса. Без плотного взаимодействия со сложившейся командой и знания специфики функционирования фирмы невозможно правильно набирать новый штат.

В наше время работа с кадрами является совокупностью организационных и других мер и действий, которые необходимы для наиболее полного использования деловых способностей, умений и навыков персонала. Компетентный, мотивированный и заинтересованный в плодотворной работе штат сотрудников – цель деятельности любого отдела кадров. Без этого подразделения, осуществляющего подбор, учет и сопровождение работников, сложно представить функционирование успешной современной организации.

Деятельность отдела кадров на предприятии направлена на выполнение следующих функций:

выявлять потребность в новых сотрудниках, вести поиск и наем работников вместе с руководителями подразделений;
анализировать текучку кадров и искать способы ее снизить;
составлять для специалистов штатные расписания;
оформлять личные дела работников, по их просьбе выдавать необходимые справки, ксерокопии документов;
осуществлять все операции с трудовыми книжками: принимать, хранить и выдавать их, заполнять в соответствии с актуальными стандартами и нормами оформления по ТК РФ;
формировать график отпусков, заниматься их учетом (тоже согласно трудовому законодательству);
организовывать для персонала аттестации, подготавливать планы карьерного развития;
создавать планы повышения квалификации кадров.

Необходимая документация для деятельности отдела кадров

Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ).

До того, как начинать набирать персонал, отдел кадров обязан сформировать и утвердить у руководства компании штатное расписание. На его основе уже определяется количество актуальных вакансий. На этот документ можно опираться, аргументируя в суде правомерность увольнения сотрудника по сокращению личного состава. Штатное расписание будет потребовано судом при рассмотрении любого дела, касающегося трудовых отношений, и если проигнорировать этот запрос или подать неправильно составленное расписание, то работодатель лишается шанса выиграть спор.

Трудовой договор.

Подготовка пакета кадровых документов начинается с трудового договора, заключаемого с сотрудником в письменном виде, с подписями обеих сторон. В нем должны быть отражены условия трудовой деятельности и вознаграждения, соответствующие трудовому законодательству и удовлетворяющие как работодателя, так и работника. Оформление данных бумаг – одна из важнейших задач, которую решает отдел кадров в своей текущей деятельности.

Правила трудового распорядка.

Этот внутренний нормативный акт является обязательным для любой компании. Он устанавливает порядок приема и увольнения кадров, списки прав и обязанностей, ответственность нанимателя и работника, режим работы и отдыха, способы мотивации сотрудников, виды дисциплинарных взысканий и многие другие аспекты трудовых отношений.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

На основании данного документа новому сотруднику выделяют рабочее место, закрепляют за ним необходимое имущество. Отдел кадров готовит его вместе с трудовым договором на имя работника. Кадровики и непосредственный руководитель нового сотрудника знакомят его с деловой перепиской, необходимыми актами и т. д.

Трудовые книжки.

Это главный документ, отражающий трудовую деятельность и стаж гражданина. Трудоустраиваясь в компанию, человек обязан ее предъявить (кроме случаев, когда он впервые нанимается на работу или его трудовой договор не предполагает штатного совместительства). Работодатель, в лице сотрудников отдела кадров, должен вести трудовые книжки каждого сотрудника, проработавшего на предприятии от пяти дней и дольше. К хранению трудовых книжек тоже предъявляются свои требования: оно допускается лишь в металлических сейфах или шкафах, к которым имеет доступ только ответственный специалист (назначенный особым приказом).

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В этой книге трудящийся расписывается при увольнении и получении трудовой. Она должна быть прошнурована и пронумерована, содержать печати и подпись. За этим следит отдел кадров.

Договор о полной материальной ответственности.

Деятельность отдела кадров включает в себя подписание с работниками договоров о полной материальной ответственности. Это делается в случаях, когда служащий получает какие-либо материальные ценности на хранение, обработку, продажу (отпуск), транспортировку, использование в ходе производства. Материально ответственным может быть только совершеннолетний гражданин.

График отпусков.

Работодатели обязаны вести график отпусков сотрудников согласно форме № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата № 1 от 5.01.2004 г.). Помимо формальных требований, к этому документу применяются законодательные нормы. Это соблюдение права некоторых категорий трудящихся на отпуск в определенное или выбранное ими время; предоставление отпуска лицам, работающим по совместительству, одновременно с их отпуском на основном месте работы, и т. д. Документирование времени отдыха входит в деятельность отдела кадров, равно как и учет отработанного времени.

Положение об оплате труда.

Одной из целей деятельности отдела кадров является рациональное использование имеющихся человеческих ресурсов с учетом специфики деятельности компании и сложившейся ситуации на рынке. Для этого обычно применяют системы нормирования и оплаты труда. Принятый порядок вознаграждений фиксируется во внутреннем нормативном акте предприятия – Положении об оплате труда.

Положение о премировании.

Это еще один внутренний документ компании, регламентирующий вопросы оплаты труда. Его готовит отдел кадров, а утверждает руководитель организации специальным приказом. Премии – дополнительные, свыше стандартного оклада, денежные выплаты работникам – необходимы для того, чтобы поощрить их за качественный результативный труд и мотивировать к дальнейшему профессиональному развитию.
Они начисляются тем сотрудникам, которые соответствуют заранее утвержденным условиям премирования. Этот круг лиц, а также условия выдачи премий и их размер соответственно каждой должности или специальности (либо предельное значение) описываются Положением о премировании.

Табели учета рабочего времени.

Они активно применяются в деятельности отдела кадров относительно работников с гибким графиком, для которых нужно постоянно вычислять суммарное рабочее время. В документах этого типа учитывается фактически отработанное за месяц время каждого такого сотрудника (по каждому числу месяца), указывается его Ф. И. О. и табельный номер.
Ведением этих табелей занимается табельщик или другой работник, обязанный заниматься этой деятельностью по приказу руководства компании. Учет отработанного времени необходим для полноценной деятельности бухгалтерии, начисляющей зарплаты, и отдела кадров, контролирующего работу персонала.

Положение о защите персональных данных работников.

Этот документ содержит информацию о том, каковы цели и задачи компании в области защиты персональных данных, в каких отделах и на каких носителях эти сведения хранятся, какими способами собираются и обрабатываются, кто из сотрудников имеет доступ к ним, какая деятельность осуществляется для защиты данных от несанкционированного доступа персонала компании и третьих лиц. Подготовленное отделом кадров Положение о защите персональных данных работников должно быть подписано главой компании.

Планирование как вид деятельности отдела кадров

Планирование имеет два аспекта. В общем смысле так называют деятельность, направленную на разработку стратегии и политики компании, а также отбор методов их реализации. По сути, эта работа сводится к написанию планов – официальных документов определенного типа.
Немаловажным компонентом данной деятельности фирмы является кадровое планирование. Его задачи – обеспечивать компанию человеческими ресурсами в нужном количестве и качестве, оптимально использовать имеющуюся рабочую силу, улучшать социальные отношения на предприятии.

В кадровом планировании сложилось два подхода:

Самостоятельный (у компаний, которые готовят, подбирают персонал).

Подчиненный основным планам – финансовым, коммерческим, производственным (у всех остальных организаций).

Поэтому планирование кадров, как правило, вторично и определяется общей системой составления корпоративного плана, а выполнение мероприятий, касающихся персонала, входят в другие программы, являясь их дополнением и конкретизацией.

Такая деятельность, как планирование кадров, дает возможность определить:

потребность фирмы в пополнении штата: сколько сотрудников понадобится, где и когда, какой подготовкой они должны обладать;
профессионально-квалификационные схемы по любой должности в каждом отделе (требования к разным категориям служащих);
способы сокращения ненужных работников и привлечения необходимых;
оптимальное использование кадров соответственно их потенциалу;
стратегии развития персонала, повышения их квалификации;
модели справедливой оплаты труда, методы мотивации работников, предоставление им социальных бонусов;
расходы на предпринимаемый комплекс мер.

Как и любое другое планирование, кадровое подчиняется ряду принципов.

Ключевым правилом сегодня является привлечение к процессу планирования как можно большего количества кадров компании и как можно раньше, с самого начала составления плана. Для социальных проектов, формируемых отделами кадров, этот принцип первостепенен, для всех остальных – желателен.

Второе правило планирования деятельности по управлению кадрами – постоянство. Хозяйственная деятельность компании непрерывна, персонал тоже находится в непрекращающемся движении, поэтому и планирование должно быть постоянным процессом, а не разовым действием. Кроме этого, в этом принципе заложено требование учета перспектив и преемственности (чтобы будущие планы составлялись на основе предыдущих). Результаты исполнения прошлых проектов должны учитываться при построении новых.

Принцип постоянства планирования, которым подчиняются в своей деятельности отделы кадров на предприятии, обеспечивает реализацию третьего правила: гибкости. Гибкие планы (в том числе касающиеся кадров) – такие, в которых любое решение может быть скорректировано в любой момент, если это необходимо. Это качество достигается наличием так называемых подушек, обеспечивающих свободу маневра (в разумных пределах, конечно).
Еще один важный принцип планирования кадров – экономичность: расходы на саму деятельность отдела кадров по анализу и составлению планов не должны превышать эффект от их реализации.
Формирование необходимых условий, позволяющих выполнить план – не менее важное правило любого планирования.
Все эти положения универсальны и применяются на любых управленческих уровнях, не только применительно к кадрам. И в каждом случае, разумеется, будет своя специфика.
Так, планируя деятельность какого-либо отдела фирмы, мы должны учитывать принцип узких мест: общая продуктивность коллектива соответствует результативности самого ленивого и медлительного работника. Однако на более высоком уровне, когда речь идет о деятельности всей компании, этот принцип не работает.
Одна из целей деятельности отдела кадров, осуществляющего кадровое планирование – обеспечить наилучшее раскрытие потенциала и полное использование способностей сотрудников, их мотивация с учетом последствий управленческих решений, принимаемых в компании (социальных, финансовых и т. д.).
Персонал в наши дни – главный фактор, влияющий на эффективность деятельности предприятия. Об успешности планирования можно судить по тому, достигнуты ли стратегические цели фирмы.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Применяется и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

· Заявление о приеме на работу;

· Контракт о назначении на должность;

· Приказ о приеме на работу;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

· Заявление о переводе на другую работу;

· Представление о переводе на другую работу;

· Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

· Заявление об увольнении;

· Приказ об увольнении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· График отпусков;

· Заявление о предоставлении отпуска;

· Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· Представление о поощрении;

· Приказ о поощрении;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

· трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

· прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

· на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

· по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

· обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

· прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

· График отпусков (статья 123 ТК РФ);

· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

Кадровым делопроизводством компании занимается инспектор отдела кадров, иначе говоря, инспектор по кадрам или кадровик. Постановлением Министерства труда от 21 августа 1998 года детально обозначены его повседневные обязанности. При этом, специализированный единый справочник по квалификации указывает около 15 профессий, ориентирующихся на должностную инструкцию кадровика. В ней четко определены границы взаимодействия с кадрами, основные обязанности, требования и функции, а так же правила и порядок ведения документации. Не смотря на то, что это является его главной и основополагающей задачей, он может так же участвовать в решение других задач в управлении сотрудниками. Все зависит от тех требований, которые выдвигает специалисту та или иная организация, в которой он осуществляет свою рабочую деятельность.

Должностные требования, предъявляемые кадровику

Кадровиком можно назвать специалиста отдела кадров, инспектора по кадрам, начальника отдела кадров, а так же, в той или иной мере, связать еще десяток профессий с этим названием. Но не смотря на общую направленность в работе с документами персонала, есть существенные различия. Давайте рассмотрим их.

Требования к специалисту отела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров разрабатывается начальником кадровой службы. А утверждается уже высшим руководством организации. В ней четко прописываются должностные обязанности, полномочия, функции специалиста, указывается внутренний распорядок организации. Специалистом может стать лицо, имеющее достаточную профессиональную подготовку, годовой опыт работы и наличие необходимого образования.

Так, как данная специальность предусматривает доступ к конфиденциальной информации, сотрудник несет ответственность за свои действия. И в том случае, если его действия принесли ущерб компании, он будет отвечать в соответствии с действующим законодательством.

Специалист отдела кадров решает следующие задачи:

Оформление документации при приеме или увольнение кадров, переводе их на другие штатные единицы в соответствие с трудовым кодексом и приказом руководителей.
Учет работы и изменение каких-либо данных сотрудников всех уровней согласно документальным стандартам, и внесение этих изменений в базы данных персонала.
Сбор данных для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации.
Управление механизмом поощрения и наказания.
Ведение личных дел сотрудников, сбор персональной информации.
Оформление трудовых книжек и договоров.
Разработка графика и мониторинг его исполнения.
Определение отпускных периодов и мониторинг за их исполнением.
Ведение документации для архива.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности входит:

Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей.
Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных.
Оформление трудовых книжек и их хранение.
Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Мониторинг за их соблюдением.
Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций.
Внесение изменений по данных о персонале в базу данных.
Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров.
Работа с архивом.

С первого взгляда, отличий специальности «инспектор по кадрам» от профессии «специалист по кадрам» мало. Но они есть: на данную должность может быть принято лицо, имеющее среднее образование. Трудовой стаж не является одним из основных требований и может не учитываться вовсе.

К обязанностям инспектора входит подбор кадров на открытые вакансии согласно выдвинутым профессиональным требованиям.

Требования к начальнику отдела кадров

Занимать руководящую должность возможно только при наличие высшего образования и опыта работы на подобной должности не менее трех лет. На должность начальника назначается человек по приказу высшего руководителя. После чего он остается подотчетным непосредственно только руководителю компании. Его деятельность проходит строго в рамках внутреннего устава организации, трудового кодекса, гражданского права и прочих нормативно-правовых документов, опираясь на должностную инструкцию.

Должностные обязанности:

Разработка и мониторинг соблюдения кадровой политики организации.
Осуществление мониторинга за необходимостью обновления рабочего персонала.
Управление штатными единицам согласно имеющихся полномочий.
Проведение аттестации и анализа ее итогов.
Совершенствование уже существующих механизмов увольнения, приема на работу или передвижения кадров на другие должности.
Усовершенствование системы взаимодействия между кадрами.
Контроль за выполнением сотрудниками отдела кадров своих обязанностей.
Мониторинг за исполнением наград и поощрений.
Осуществление мер для установки трудовой дисциплины, повышению уровня мотивации сотрудников к их непосредственной рабочей деятельности.

Руководитель отдела кадров подготавливает и занимается проверкой служебной информации, которая предназначена высшему руководству. Так же, в его компетенции проведение консультаций в соответствие с направлением своей должности. О Высоком уровне подготовки начальника отдела кадров говорит его знание нормативно-правовых документов РФ, различных методик для оценки работы персонала, понимание структуры организации, знание требований по заполнению и оформлению документации, существующих трудовых нормативов. Инструкция, в которой прописаны все должностные обязанности начальника отдела кадров, инспектора и специалиста в работе с кадрами, составляется по образцу для каждой категории. И подписывается в процессе оформления на работу.

Для того, чтобы устроиться на должность кадровика необходимо:

Предоставить все необходимые документы, в зависимости от выбранной должности, включая: диплом о наличие необходимого образования, документы, подтверждающие трудовой стаж и прочее.
Заполненное заявление по образцу.

Согласно общему образцу должностной инструкции, кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основание приказа генирального директора организации по представлению непосредственного начальника.

Ранее в статье нами были рассмотрены требования, предъявляемые соискателям для каждой возможной должности. В зависимости от категории (инспектор, специалист или начальник), при приеме на работу непосредственный начальник следит за их соответствием.

В том случае, если кадровик временно не может исполнять свои обязанности, то они будут исполняться замещающим его лицом.

Кадровик должен знать следующее:

Правовые и законодательные документы, как-либо касающиеся трудового процесса, процесса ведения и управления личными делами сотрудников, оформления пенсий, ведения трудовых книжек и заключения трудовых договоров.
Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее.
Действующее трудовое законодательство.
Правила работы с кадрами и подготовки отчетности.
Правила ведения персональных данных работников.
Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций и пр.

В соответствие с законодательством, Положением об отделе кадров непосредственной самой организации, ее уставами, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции, осуществляется деятельность кадровика.

В соответствие с существующими и установленными основными обязанностями и правами, прописанными в Постановление Министерства труда от 21 августа 1998 года, в организации составляется должностная инструкция для занимаемых должностей. В ней могут быть внесены дополнительные пункты о переработке или условиях отпуска, график, дополнительные требования и другие важные условия.

Разработкой инструкции занимается высшее руководство организации, его заместители или непосредственные начальники кадровиков. В процессе она согласовывается с юристами, подписывается и вступает в силу.

Вот пример образца должностной инструкции, на основе которого в организации может быть составлен свой вариант:

Как видно по инструкции, кадровый специалист должен не только заниматься подбором и расстановкой работников, но и другими видами деятельности.

Не менее важным пунктом, который необходимо указывать в инструкции, это права сотрудника.

И не менее важным разделом является ответственность специалиста, так как он ведет работу посредственно с личными делами и обладает конфиденциальной информацией.

Права специалиста отдела кадров

При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.

Кадровик имеет следующие права:

Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствие с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей:

В случае невыполнения или некачественной выполнение своих непосредственных обязанностей.
В случае нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины.
В случае нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Руководитель компании или начальник отдела кадров, чьей задачей является регулирование деятельности отдела кадров, может быть привлечен к ответственности и за:

Отсутствие оформленных договоров с сотрудниками.
Отсутствие личных дел.
Отсутствие составленного графика отпусков.
Отсутствие документации по охране трудовой деятельности.

Особенности профессии, с которыми сталкивается кадровик

Кадровик, не смотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации. Это приказы, трудовые договора, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

С какими особенностями сталкивается специалист, занимающий данную должность?

К положительным можно отнести:

Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед.
Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты.

В маленьких организациях могут быть нарушены права сотрудников, отсутствовать соцпакет или официальной оформление. Поэтому, при устройстве на работу, отдавать предпочтение нужно только проверенным компаниям, заботящимся о своих работниках.

Бумажная работа без особой подвижности.
Возможность карьерного роста и высокой заработной платы.
Работа в офисе.

К негативным следует отнести следующие:

Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью.
Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации.
Для кого-то бумажная работа в офисе покажется минусом.
Монотонность.
Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией.
Ответственность в случае непорядочности принятого сотрудника.

Сотрудник отдела кадров постоянно сталкивается с новыми людьми, и должен обладать коммуникативными навыками, уметь организовывать людей и свою работу, быть доброжелательным и при этом владеть современными способами оценки персонала. Он должен обладать навыками взаимопонимания, и основывать свою работу на взаимном сотрудничестве. К тому же, в своей деятельности кадровик постоянно сталкивается со взаимодействиями со сторонними организациями. Такими, как Пенсионный Фонд, Государственная инспекция труда и прочими).

Компетенция специалиста данной области так же зависит от его умения пользоваться техникой и средствами автоматизации.

Заключение

Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.

Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.

В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.

Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.

В данном видео вы можете ознакомиться с особенностями профессии кадрового специалиста, и, возможно, узнать для себя что-то новое, что не было рассмотрено в статье:

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится.

На практике случаются две ситуации:

В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется , нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи « ». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг первый...

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

3 способа для организации кадрового делопроизводства

Выбирайте подходящий способ в зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей:

Структурное подразделение: например, отдел кадрового учета во главе с руководителем.
Единственный специалист по кадровому делопроизводству.
Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например бухгалтеру или офис-менеджеру. Это способ чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание. Ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству.

Типичное заблуждение : должность, по которой оформлено совмещение, не включена в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре : в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания, т.е. «за штатом» нельзя оформлять ни одного работника. Там, «за штатом» — только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно в виде приложения к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например в виде положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре.

Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации « » и курсе профессиональной переподготовки « » локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.

Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

является единоличным исполнительным органом юридического лица;
выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Шаг 6. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем...»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора — они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор, только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе. В программе урока:

Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
Случаи полной материальной ответственности работника.
Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

Шаг 7. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

Электронные трудовые книжки. Отчет СЗВ-ТД. Изменения

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если:

работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку или о том, что он выбирает электронный вид.

Об изменениях читайте в статьях:

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС) . Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС) ведут в письменном виде на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под подпись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13 или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС).

Перечень документов для оформления отпусков:

график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью « »;
письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
приказ на отпуск (форма Т-6 , форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
направляет работников в командировки;
предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки « » в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под подпись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, поставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

30 602 просмотра

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.