Нужна должностная инструкция или производственная. О должностных и рабочих инструкциях. Функциональные обязанности «менеджера по персоналу»

1. В должностной инструкции прописывается трудовая функция работника, перечень его обязанностей, пределы ответственности, совокупность знаний и профессионального опыта, которыми он должен обладать, и т. д.

2. Инструкция по охране труда - это локальный акт организации. В инструкции описано, что работник должен делать или, наоборот, что ему делать запрещено, чтобы соблюсти требования охраны труда. Инструкции разрабатывают для каждой должности, профессии или вида работы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Кадры», «Справочная система Охрана труда» .

«В должностной инструкции пропишите трудовую функцию работника, перечень его обязанностей, пределы ответственности, совокупность знаний и профессионального опыта, которыми он должен обладать, и т. д.

В законе не сказано, в каком порядке необходимо составлять должностную инструкцию. Это значит, что работодатель вправе определить его сам и закрепить в локальном акте.

Независимо от того, каким способом оформляют должностную инструкцию, как правило, она состоит из следующих разделов:

 общие положения;

 должностные обязанности;

 ответственность.*

Если объем должностных обязанностей сотрудника корректируют, в должностную инструкцию можно внести изменения.

Инструкция как обязательный документ

Обязана ли организация составлять должностные инструкции

Должностные инструкции составляют в обязательном порядке только государственные органы (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, которая не является госорганом, за то, что отсутствуют инструкции, нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу того, что должностную инструкцию лучше оформить. Ее наличие позволит организации:

 обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;

 равномерно распределить обязанности между похожими должностями;

 доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания в отношении сотрудника;

 корректно аттестовать персонал и т. п.

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.*

Совет: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Как составлять должностную инструкцию, законодательство не регулирует, поэтому работодатель решает это самостоятельно. На практике должностную инструкцию оформляют как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержит письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6».

«Разделы инструкции

Как составить должностную инструкцию

Независимо от того, каким способом оформляют должностную инструкцию, она, как правило, состоит из следующих разделов:

 общие положения;

 должностные обязанности;

«Инструкция по охране труда - это локальный акт организации. В инструкции описано, что работник должен делать или, наоборот, что ему делать запрещено, чтобы соблюсти требования охраны труда.

Работодатель обеспечивает наличие в организации утвержденных правил и инструкций по охране труда для работников. При их разработке обязательно учитывают мнение выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа (ч. 22 ст. 212 ТК РФ).

Инструкции разрабатывают для каждой должности, профессии или вида работы.*

Ситуация: нужно ли иметь инструкции по охране труда для работников в организации, оказывающей юридические и бухгалтерские услуги

Да, нужно. Инструкция по охране труда должна быть на каждую должность, которая имеется в штатном расписании организации.

Например, для офисных работников разрабатывают инструкцию по охране труда для работы на персональном компьютере. Чтобы ее разработать, учитывают следующие нормативные акты:

 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиена труда, технологические процессы, сырье, материалы, оборудование, рабочий инструмент. Гигиена детей и подростков. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы», утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача России от 3 июня 2003 г. № 118;

 Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей, утвержденные приказом Минэнерго России от 13 января 2003 г. № 6;

 Типовую инструкцию по охране труда для пользователей персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ) в электроэнергетике. РД 153-34.0-03.298-2001, утвержденную Минэнерго России 17 мая 2001 г., РАО «ЕЭС России» 16 мая 2001 г.

Примеры инструкций по охране труда

По должности (профессии):

Инструкция по охране труда для пользователей персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и видеодисплейных терминалов (ВДТ)

Инструкция по охране труда для системного администратора

Инструкция по охране труда для штукатура

По виду работ:

Инструкция по охране труда при выполнении погрузочно-разгрузочных работ

Инструкция по охране труда при проведении культурно-массовых мероприятий

Инструкция по охране труда при уборке помещений

Инструкция по охране труда при эксплуатации копировально-множительной техники

Кто разрабатывает и утверждает инструкции по охране труда

Оптимальный вариант - поручить разработку инструкций по охране труда руководителям структурных подразделений: начальникам цехов, отделов, служб и т. д. Эти специалисты знают условия труда своих подчиненных, существующие риски и особенности работы с оборудованием и инструментами. То, что руководитель подразделения должен разрабатывать инструкции по охране труда, прописывают в его должностной инструкции.

Также разрабатывать инструкции может главный инженер, если он есть в компании.

В свою очередь специалист по охране труда помогает руководителям подразделений в разработке новых и пересмотре действующих инструкций по охране труда.

Руководитель организации издает приказ о разработке инструкций по охране труда и утверждает готовые инструкции.

В приказе перечисляют необходимые инструкции, указывают лиц, ответственных за разработку и привлекаемых к разработке, и устанавливают сроки исполнения.

Инструкцию по охране труда работодатель может утвердить двумя способами: заполнить гриф утверждения в самой инструкции или издать приказ (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Инструкция вступит в силу в тот же день, когда работодатель ее утвердил, или со дня, указанного в документе (ст. 12 ТК РФ).*

Внимание: инструкции необходимо согласовать с профсоюзом или иным представительным органом работников. Но если подобных органов нет, то запись о согласовании в инструкции делать не нужно. Инспекторы ГИТ при проверках не предъявляют претензий, если подобной записи нет.

Что взять за основу при разработке инструкции

Инструкции по охране труда разрабатывают на основе:

 условий труда, характерных для соответствующей должности, профессии или вида работ;

 требований правил по охране труда для своей отрасли или конкретного вида работ;

 правил и инструкций по безопасной эксплуатации оборудования;

 ГОСТов, СанПиНов, гигиенических нормативов, стандартов безопасности.

При разработке инструкции руководствуются Методическими рекомендациями по разработке инструкций по охране труда, утвержденными Минтрудом России 13 мая 2004 г. (далее - Методические рекомендации).

Если есть типовая инструкция по охране труда

Возьмите типовую инструкцию за основу при разработке локального акта. При этом учитывайте условия труда, характерные для конкретной должности или вида работ, а также наличие опасных или вредных производственных факторов. Имейте в виду, что законодательство по охране труда динамично меняется и утвержденные ранее типовые инструкции следует проверить на соответствие действующему законодательству.

Если нет типовой инструкции по охране труда

Когда типового документа нет либо он не актуален, основой для инструкции станут правила по охране труда для вашей отрасли. Кроме того, используйте требования безопасности, изложенные в эксплуатационной и ремонтной документации изготовителей оборудования, должностные и производственные инструкции, карты спецоценки условий труда. Также понадобится технологическая документация организации с учетом конкретных условий производства. Требования в инструкции излагайте применительно к должности, профессии работника или виду выполняемой работы.

Какие разделы должны быть в инструкции по охране труда

Кроме титульного листа, в инструкцию по охране труда входят следующие разделы:

 введение;

 раздел 1 «Общие требования охраны труда»;

 раздел 2 «Требования охраны труда перед началом работы»;

 раздел 3 «Требования охраны труда во время работы»;

 раздел 4 «Требования охраны труда в аварийных ситуациях»;

 раздел 5 «Требования охраны труда по окончании работы».*

Титульный лист

Титульный лист инструкции по охране труда оформляют в соответствии с приложением № 1 к Методическим рекомендациям.

Введение

Во введении укажите, на основании каких документов разработана инструкция. Это может быть типовая (межотраслевая или отраслевая) инструкция, правила по охране труда, технический регламент, правила устройства и безопасной эксплуатации оборудования, свод правил по проектированию и строительству, гигиенические нормативы, государственные стандарты и т. п.

Раздел 1 «Общие требования охраны труда»

В начале раздела 1 приведите глоссарий - список специальных терминов по охране труда с расшифровками, что они означают.

 требования по выполнению режима труда и отдыха;

 перечень опасных и вредных производственных факторов, которые могут воздействовать на работника;

 перечень специальной одежды и специальной обуви, других СИЗ, выдаваемых работнику (также можно включить требования к санитарной одежде);

 порядок уведомления руководства о травмах, а также неисправностях оборудования и инструмента;

 правила личной гигиены на работе;

 перечень законодательных и локальных нормативных актов по охране труда (положения, регламенты, инструкции и т. д.), требования которых обязан выполнять работник;

 особые требования к работникам соответствующей должности (профессии);

 периодичность медицинских осмотров и инструктажей по охране труда;

 правила пожарной безопасности;

 правила оказания первой помощи и места, где расположены аптечки.

Пропишите ответственность работника за несоблюдение требований инструкции.

Раздел 2 «Требования охраны труда перед началом работы»

Включите в раздел требования:

 по подготовке рабочего места;

 по подготовке средств индивидуальной защиты;

 по проверке исходных материалов (сырья, заготовок, полуфабрикатов);

 по проверке исправности оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения и т. п., а также действия работника в случае обнаружения неисправности оборудования.

Также пропишите, что следует делать при обнаружении нарушений требований безопасности, в том числе при которых нельзя приступить к работе.

Раздел 3 «Требования охраны труда во время работы»

Требования раздела разбейте на две группы: обязанности и запреты (конкретные недопустимые действия работника).

Опишите в разделе обязанности:

 как безопасно использовать оборудование, транспорт, грузоподъемные механизмы, приспособления и инструмент;

 как безопасно обращаться с исходными материалами;

 как обезопасить рабочее место;

 как действовать, чтобы предотвратить аварийные ситуации;

 как пользоваться средствами индивидуальной защиты.

Пример того, что делать запрещено при выполнении работы в производственной лаборатории по обслуживанию радиопредприятия

При работе в лаборатории запрещается:

 прикасаться к открытым токоведущим частям и корпусам электрооборудования, кабелям, проводам;

 класть на электрические щитки, пульты управления, электрические машины и пускатели какие-либо предметы;

 сушить полотенца, обтирочные концы и другие вещи на сушильных шкафах и других электронагревательных приборах;

 вскрывать защитные кожуха пусковой аппаратуры и проникать за ограждения распределительных устройств;

 оставлять без присмотра электрические и нагревательные приборы;

 приступать к работе с неизвестными, непромаркированными веществами и деталями.

Раздел 4 «Требования охраны труда в аварийных ситуациях»

В разделе приведите возможные аварийные ситуации и их причины. А также объясните, как действовать при обнаружении пожара, аварии или аварийной ситуации. И как оказать первую помощь пострадавшим.

Пример описания действий работников в аварийных ситуациях

Работник лаборатории обязан прекратить работу, отключить электрические приборы, электрооборудование (аппаратуру, стенды), если необходимо, произвести ограждение опасного места и немедленно сообщить о случившемся заведующему лабораторией или его заместителю.

При возникновении несчастного случая работник обязан оказать пострадавшему первую помощь. Сообщить о случившемся непосредственному руководителю работ.

При возникновении пожара немедленно сообщить о случившемся заведующему лабораторией или его заместителю, указав точное место возникновения пожара, выключить вентиляцию, отключить электропитание в данном помещении и приступить к тушению огня первичными средствами пожаротушения.

Если на работнике лаборатории загорелась одежда, необходимо как можно быстрее погасить огонь, но при этом нельзя сбивать пламя незащищенными руками. Воспламенившуюся одежду необходимо быстро сбросить, сорвать либо погасить, заливая водой. На работника лаборатории в горящей одежде можно накинуть плотную ткань, одеяло, брезент, который после ликвидации пламени необходимо убрать.

Раздел 5 «Требования охраны труда по окончании работы»

В этом разделе укажите:

 порядок отключения, остановки, разборки, очистки и смазки оборудования, приспособлений, машин и аппаратуры;

 порядок уборки отходов;

 требования по соблюдению личной гигиены;

 порядок извещения руководителя работ о недостатках, влияющих на безопасность труда, обнаруженных во время работы.

Как ознакомить с инструкцией работника

Можно предусмотреть к каждой инструкции лист ознакомления, где работник будет проставлять свою подпись и фиксировать дату ознакомления.

Также работника знакомят с основными положениями инструкции по охране труда во время проведения инструктажа. Факт ознакомления необходимо задокументировать. Для этого работнику необходимо расписаться в журнале регистрации инструктажей в специальной графе напротив обозначения инструкции.

Есть рекомендуемая форма журнала регистрации вводного инструктажа, журнала регистрации инструктажа на рабочем месте. Кроме того, ни в одном из них не предусмотрена графа «Номер инструкции». Вместе с тем, чтобы избежать недоразумений при проверках гострудинспекции, можно при первичном и повторном инструктажах указывать соответствующие инструкции по охране труда. Конкретных требований по занесению записей в журнал инструктажей нормативными правовыми актами не установлено. Всю информацию в журнал должны вносить четким, разборчивым почерком, записи должны идти в хронологическом порядке, без исправлений и зачеркиваний.

Ситуация: обязан ли работник расписываться в инструкции по ОТ о прохождении инструктажа

Действующее законодательство не регламентирует этот аспект, но для того, чтобы избежать возможных дополнительных вопросов при расследовании несчастных случаев, а также при контрольно-надзорных проверках, подписи проставить можно на листке ознакомления с инструкцией.

Работника знакомят с инструкцией в процессе инструктажа, и в подтверждение того, что инструктаж пройден, работник расписывается в журнале регистрации инструктажа в специальной графе напротив обозначения инструкции (п. 2.1.3 Порядка обучения № 1/29).

Как хранить инструкции

Место хранения инструкций определяет руководитель структурного подразделения. Главное, чтобы работники могли в любой момент и без промедления ознакомиться со своими инструкциями.

У руководителя подразделения должен быть журнал учета инструкций по охране труда и их выдачи работникам. Рекомендуемые формы таких журналов вы найдете в приложениях 2 и 3 к Методическим рекомендациям.

Как пересматривать, отменять и вносить изменения в инструкции

Пересматривать инструкции по охране труда нужно не реже одного раза в пять лет.

Раньше этого срока пересматривают инструкцию, если:

 изменились межотраслевые и отраслевые правила и типовые инструкции по охране труда;

 изменились условия труда работников;

 в организации внедрили новую технику и технологии;

 расследование показало, что недоработки инструкции привели к аварии, несчастному случаю или профзаболеванию.

Кроме того, пересмотра инструкции могут потребовать инспекторы по труду.

Изменить инструкцию по охране труда можно одним из двух способов. Первый способ: оформите лист изменений. В нем пропишите, что меняете. Это могут быть дополнения, исправления или исключения. Приложите лист изменений к приказу о внесении изменений в инструкцию.

Второй способ - это целиком переиздать инструкцию. Здесь придется заново пройти всю процедуру согласования и утверждения локального акта. На втором способе обычно останавливаются при плановом пересмотре инструкций раз в пять лет или при существенных изменениях в законодательстве по охране труда.

При пересмотре и изменении инструкций по охране труда также учитывают мнение выборного профсоюзного или иного уполномоченного работниками органа.

Работодатель должен обязательно издать приказ об отмене старой и утверждении новой инструкции. Если замена касается нескольких инструкций, то достаточно одного общего приказа. Рекомендуем не менять нумерацию инструкций, а добавить к номеру, присвоенному старой инструкции, год утверждения новой инструкции или любое иное понятное обозначение.

Если в течение пяти лет условия труда работника не изменились, то просто продлите действие этого локального акта еще на один пятилетний срок (п. 8 Методических рекомендаций)».

Действующим законодательством конкретно не определено, что понимается под должностной инструкцией, квалификационной характеристикой и инструкцией по профессии. Однако, учитывая сложившиеся понятия, следует считать, что:

• Квалификационная характеристика – это описание основных, наиболее часто встречающихся (типовых) работ по профессиям. Как правило, квалификационные характеристики закреплены в Едином тарифно-квалификационном справочнике, профессиональных стандартах и других нормативных документах. Более подробно о квалификационных характеристиках изложено в приложении (Ситуация: Что включают в себя квалификационные характеристики);
• Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности сотрудника в соответствии с трудовой функцией. Должностная инструкция принимается на локальном уровне, непосредственно в организации (Ответ: Как оформить должностную инструкцию);
• Инструкция по профессии – то же самое, что и должностная инструкция.

Как видно из разъяснений, под должностной инструкцией и квалификационной характеристикой понимают разные документы.

Что касается названия документа, который закрепляет обязанности работника в соответствии с трудовой функцией, то Вы верно указали, что главное не название документа, а его содержание. Так в законодательстве о гражданской службе, должностная инструкция, называется должностным регламентом.

Таким образом, Вы можете назвать соответствующий документ, как должностной инструкцией, так и инструкцией по профессии, либо как-нибудь иначе. Никаких рисков при этом работодатель не несет.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию.

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению установлена только для государственных органов (). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ().

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

• обосновать ;
• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как или как . Аналогичные разъяснения содержатся в .

Можно ли документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, называть должностной инструкцией

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой кодекс РФ не уточняет, как именно следует называть документ, который определяет обязанности сотрудника в соответствии с трудовой функцией. Традиционно указанный документ называют «Должностная инструкция», при этом подразумевают, что «должностная» является производным от слова «должен». Это значит, что должностная инструкция определяет обязанности сотрудника, которые он должен исполнять в рамках возложенной на него работы.

Вместе с тем, существует другая точка зрения, согласно которой «должностная» происходит от слова «должность». В такой интерпретации должностная инструкция представляет собой документ, который содержит обязанности сотрудника по должности. Сторонники последней позиции для сотрудников рабочих профессий составляют уже не должностные, а, например, производственные инструкции.

Исходя из указанного и с учетом того, что Трудовой кодекс РФ не содержит понятия «Должностной инструкции» работодатель должен самостоятельно определить, какой позиции придерживаться и как именно называть и оформлять документ, закрепляющий трудовые обязанности своих сотрудников, в том числе рабочих профессий. На это указывает и Роструд в . Таким образом, документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, может иметь любое название, в том числе должностная инструкция.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

В разделе «Общие положения» укажите:

• название должности в строгом соответствии со ;
• требования, предъявляемые к сотрудника;
• непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных;
• порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
• перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать , утвержденный , и , утвержденный . В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись ( , ТК РФ).

1. Ситуация: Что включают в себя квалификационные характеристики.

Тарифно-квалификационные характеристики, приведенные в , содержат описание основных, наиболее часто встречающихся (типовых) работ по профессиям. Также квалификационные характеристики содержатся в . Однако такие профессиональные стандарты находятся на стадии разработки и в настоящий момент на практике не применяются. Поэтому до их окончательной разработки нужно по-прежнему применять тарифно-квалификационные характеристики. Помимо таких квалификационных характеристик конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на каждом рабочем месте устанавливаются в организациях технологическими картами, инструкциями или другими документами.

Об этом сказано в Общих положений, утвержденных