Анализ исполнительской дисциплины

Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обещаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представленные руководству, указываются:

· общее количество документов, находящихся в работе у исполнителей;

· количество (%) выполняемых с опережением установленных сроков;

· количество (%) не выполненных или выполненные позднее установленных сроков;

· задержки исполнения в рабочих долях;

· причины задержек исполнения.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Форма ответственности за несвоевременное исполнение документов

В соответствии с УСОРД к причинам, по которым документы задерживаться со сроками исполнения относятся:

· большой документооборот, т.е. превышение загруженности работника;

· низкая исполнительская дисциплинированность (халатное отношение сотрудника);

· большая занятость руководителя, что вызывает ослабление контроля за своими работниками;

· недостаток технических средств оформления и тиражирования.

Существует две формы ответственности:

· административная (штраф, лишение премии, устное и письменное замечание, выговор);

· дисциплинарная (временное понижение в должности, передвижка отпуска и увольнение в случае, если работник не предоставил объяснительную записку по причине нарушения сроков контроля).

Анализ ведения контроля исполнения документов на базе исследования - в Семеновском районном суде Нижегородской области

Все началось с того, что в Семеновском районном суде заинтересовались историей судебной системы родного края. И начали по мере сил и возможностей собирать исторические материалы. Сам Семеновский район имеет большое историческое прошлое. Как известно из истории. Осле раскола православной церкви в наши заволжские леса бежали сторонники старой веры, селились на берегах реки Керженец, создавали скиты и по своего расположения получили название «кержаки», что означало и означает оплот старой веры. Историю семеновского края, и не только его, описал в своей книге М. Печерский «В лесах».

В 1780 году в Нижегородской губернии были образованы уездные суды - сословные судебные органы по гражданским и уголовным делам дворян, позднее и другие сословия в сельской местности и уездах.

В 1787 году в г. Семенове не было уездного суда и дворянской опеки, своего магистрата тоже не было, а когда семеновцы обратились с просьбой учредить у них совестной суд, т. к. за малочисленностью населения они могли судиться у городничих.

В 1796 году был создан Семеновский уездный суд, куда в результате ревизии был переведен судьей заседатель Верхнего земского суда Жедринский. Судья Семеновской уездной Нижней управы П. Бощанов был избран заседателем, а Д. Шнитинков - секретарем Семеновского уездного суда.

Судебная реформа 1864 года коренным образом изменила судоустройство и судопроизводство, созданные на основании «Учреждения о губерниях» 1775 года, были ликвидированы, образованы новые судебные учреждения: суды с назначаемыми судьями (окружные суды и судебные палаты) и суды с избираемыми судьями) мировые судьи и съезды мировых судей).

23 апреля 1869 года был образован Нижегородский окружной суд. Мировые суды, возглавляемые мировыми судьями, являлись низшей судебной инстанцией с упрощенным судопроизводством. Решения мирового суда могли быть обжалованы на уездном съезде мировых судей.

Почетными мировыми судьями Семеновского уезда были;

· Поручик А.Н. Белочовский:

· Губернский секретарь Н.Н. Бологовский:

· Князь А.М. Волконский;

· Коллежский с секретарь граф Шалашин.

Судьи Семеновского городового магистрата:

· 1835 год - Д. Скушовский, Ф. Миледин;

· 1863 год - К. Прудовский, Ф. Хехнев, Ф. Хренов;

· 1864 - И. Елунов, Е Милелин;

· 1854 - С. Шоронов, М. Киселев, Бочкарев.

После революции Семеновский городовой магистрат переименовали в Семеновский районный суд.

3 июля 1917 года, были избраны местные мировые судьи, и создан шесть участков местных судей, которые обслуживали как Семеновский, так и Борский район, входящий в то время в Семеновский уезд. Некоторые сведения о тех, кто осуществлял правосудие на территории Семеновского района, были обнаружены в архивах, но только с 1934 года.

Так, было установлено, что в октябре 1034 года народным судьей Семеновского района был избран В.В. Жаринов, который проработал на этой должности до 1040 года, затем был переведен на работу в министерство юстиции РСФСР. С 1945 по 1967 год правосудие в Семеновском районе осуществлял С.М. Соколов, председателем Семеновского народного суда с 1960 по 1969 год была К.Е. Шевчук. Затем с 1969 по 1989 год председателем Семеновского суда работала В.П. Задорина. В 1989 году судьей Семеновского нарсуда был избран Михаил Петрович Смирнов, который затем с 1993 по 1996 год работал председателем Семеновского райсуда. М.П. Смирнов преждевременно ушел из жизни. Также с 1963 по 1982 год судьей Семеновского суда работал Д.И. Кульков, ветеран Великой Отечественной войны, ушедший из жизни в 2006 году.

В настоящее время в отставке находятся судьи Т.А. Андронычева, которая проработала с 1981 по 2001 год, Л.И. Толькова - с 1997 по 2005 год.

С 1986 по 1994 год судьей Семеновского суда работала В.С. Мясникова, в настоящее время - судья Нижегородского областного суда.

В настоящее время Семеновский райсуд располагается в здании, ранее принадлежавшему Семеновскому райкому партии. Сюда по инициативе бывшего председателя Семеновского суда М.П. Смирнова, а также судьи В.С. Мясниковой, преодолевая сопротивление некоторых чиновников, переехал суд из ветхого деревянного здания, выполняя распоряжение Президента РФ №32-рп от 3 сентября 1991 года «О неотложных мерах по улучшению работы судов РСФСР». Занимаемое здание не вполне отвечает требованиям, предъявляемым к помещению суда, необходимо провести капитальный ремонт здания.

В данное время производится компьютеризация суда, создан сайт Семеновского суда в Интернете, то способствует открытости и гласности, доступности судопроизводства для населения района.

До 2003 года в разбирательстве дел участвовали народные заседатели, что говорит об открытости судебных разбирательств. Сейчас любой человек может попасть на прием к любому судье на прием.

В 2003 году поступило на рассмотрение уголовных дел 190 (еще гражданских 213), то в 2005 - уже 244 (248 гражданских), а за девять месяцев 2006 года - 175 (плюс 174). Получается, на одного судью приходится около ста дел, а некоторые из них длятся месяцами.

Служба документационного обеспечения правления строит свою работу на следующих нормативных документах:

· Приказ Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 января 1999 года №8;

· Временная инструкция по делопроизводству в районном суде (в редакции приказа Верховного Суда Российской Федерации от 29 января 1999 года №94);

· Инструкция по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, управлениях (отделах) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

· Уголовно-процессуальный Кодекс российской Федерации;

· Гражданско-процессуальный Кодекс Российской Федерации;

· Административный Кодекс Российской Федерации.

В Семеновском районном суде функции документационного обеспечения управления осуществляет канцелярия, которая организует под руководством председателя суда свою работу в соответствии с Временной инструкцией по делопроизводству в районном суде и Инструкцией по ведению судебной статистики. Председатель суда

В силу специфики организации контроль исполнения документов существует в своеобразной форме. Поступающие документы (жалобы, предложения, заявления) от граждан и организаций регистрируются в журнале (форма №23) с указанием даты их поступления. Зарегистрированные обращения в тот же день передаются председателю суда, который в соответствии с законодательством определяет исполнителя, срок рассмотрения и дает конкретные указания исполнителю. Отдельные обращения (например, поступившие от органов власти и должностных лиц, на которые после разрешения требуется дать ответ) могут быть поставлены председателем на контроль, о чем делается отметка в журнале (форма №23). Заведующий канцелярией секретарь суда) систематически просматривает журнал регистрации и по всем обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, докладывает председателю суда. Если обращение не содержит вопросов, относящихся к компетенции суда, оно не позднее пяти дней после поступления в канцелярию направляется органам или должностным лицам, правомочным разрешить обращение, с сообщением об этом заявителю. Обращение считается разрешенным и снимаются с контроля в соответствии с резолюцией председателя суда. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в отдельные производства. О рассмотрении обращения делается отметка в журнале.

Субъектами контроля являются председатель суда и заведующая канцелярией, а объектами - сроки рассмотрения дел и исполнения решений по ним, и технология работы с ними.

На заведующую канцелярией возлагается контроль:

· за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам и др.) 4

· за сроками исполнения поступающих в суд предложений, жалоб, заявлений, за исполнением указов президента РФ о помиловании;

· контроль за исполнением судебных поручений, направленных в другие суды или поступивших из других судов.

Заведующая канцелярией ведет регистрационные учетные карточки, журналы формы №23 и №51, в которых указывается сведения об исполнительных документах.

В Семеновском районном суде основными документами, работа над которыми постоянно контролируется, являются уголовные, гражданские и административные дела. Контроль разделен на два этапа:

1. непосредственное рассмотрение дела на судебных заседаниях - председателем суда или его помощниками;

2. исполнение решения с уда службой судебных приставов или других уполномоченных лиц.

В организации существуют типовые сроки рассмотрения дел, которые указаны в Уголовно-процессуальном Кодексе РФ, Гражданско-процессуальном Кодексе РФ и в Административном Кодексе РФ. Уголовные дела рассматриваются, в соответствии с Уголовно-процессуальным Кодексом РФ, 30 дней; гражданские дела - 14 дней (с Гражданско-процессуальный Кодекс РФ); административные дела могут рассматриваться до 2-х месяцев (Административный Кодекс РФ).

Индивидуальные сроки рассмотрения может назначить председатель суда, например, когда требуется вынести срочное решение по делу или обращение пришло из вышестоящих органов.

После вынесения вердикта суда по тому или иному делу, выписывается исполнительный документ, который направляется соответствующему подразделению судебных приставов - исполнителю приговора Далее служба судебных приставов (или иные должностные лица) приводят приговор суда в действие, (срок исполнения приговора может быть любой). Исполнительный документ по завершении исполнительных действий возвращается суду. Зав. канцелярии ежеквартально проверяет возврат исполнительных листов. Обнаружив факты длительной задержки с возвратом исполнительных документов, зав. канцелярии готовит напоминания в адрес соответствующих подразделений судебных приставов, которым были направлены для исполнения указанные исполнительные документы. На отдельные дела (например, возмещение ущерба) заводится контрольно-исполнительное производство, регистрирующееся в специальном журнале (форма №51) и в учетной карточке. Контрольное производство хранится в канцелярии суда до полного взыскания присужденных сумм (в нем находятся копия приговора суда, сведения о направлении для исполнения исполнительных документов, сведения о суммах производственных взысканий).

Нарушение сроков исполнения документов происходит не по вине работников канцелярии, а из-за других структур, не приславших во время дело, например, судебные приставы задержали возвращение исполнительных документов. В этом случае председатель выносит напоминание судебным приставам.

Все оконченные производством обращения (дела) хранятся в канцелярии суда, а по истечении календарного года сдаются в архив. У каждого дела свои сроки хранения (наиболее важные хранятся в государственном архиве постоянно).

Февраль - время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

ПОЧЕМУ ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА АНАЛИЗИРУЕТСЯ В ФЕВРАЛЕ

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам :

1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения - 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года - крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания - 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

ЧТО ТАКОЕ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ И ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации - соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы. Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели - распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл. Например, директор в курсе - из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

КТО КОНТРОЛИРУЕТ

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях - помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

ЧТО СТАВИТСЯ НА КОНТРОЛЬ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

• организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
• организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

ТИПЫ ЗАДАНИЙ, ИСПОЛНЕНИЕ КОТОРЫХ КОНТРОЛИРУЕТСЯ

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

• задания по входящим письмам;
• задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
• задания по приказам по основной деятельности;
• задания по протоколам совещаний;
• задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции .

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

• если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
• если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
• если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель - что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах. Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д. Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

• устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
• устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
• отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

• договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
• предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
• если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру - секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан. Здесь действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2018; далее - Федеральный закон № 59-ФЗ). Процитируем две его статьи:

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения…

Законодатель дал организациям три дополнительных дня на исполнение обращений граждан, по сравнению с письмами, поступающими из организаций, которые регистрируются в день поступления . Пользоваться ли этим, организация определяет сама и фиксирует решение в инструкции по делопроизводству (Пример 6).

АЛГОРИТМ КОНТРОЛЯ

Алгоритм контроля исполнения поручений представлен на Схеме.

Как мы выяснили, независимо от того, устное или письменное поручение ставится на контроль, сам процесс контроля обязательно осуществляется «в письменном виде». Что именно секретарь должен зафиксировать на каждом из этапов, рассмотрим в Таблице.

СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ

Результатом постоянного контроля исполнения заданий руководителя являются справки об исполнительской дисциплине. По решению руководства справки могут быть разной периодичности: от ежедневных до годовых. Принцип простой: если организация практикует ежемесячное премирование по результатам работы, то и справка составляется ежемесячно; если премии квартальные, то и справка поквартальная. Составлять отчеты чаще можно, чтобы своевременно обнаружить невыполненные задания. Годовая справка составляется в любом случае: каждый руководитель хочет знать, сколько из поставленных им заданий за год было выполнено (Пример 7).

Форма справки тоже разрабатывается на уровне организации и фиксируется в инструкции по делопроизводству.

РЕЗЮМЕ

1. Контроль исполнения поручений и отслеживание исполнительской дисциплины - функции менеджмента. Они лежат в основе мотивационной политики организации.
2. Контролем исполнения поручений занимается специально назначенный работник. Он же с заданной периодичностью представляет руководству справки о состоянии исполнительской дисциплины.
3. На контроль ставятся как задания по документам, так и устные поручения руководителя. По результатам исполнения каждого из них исполнитель должен представить информативный отчет.

Пункт 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО КУЛЬТУРЕ И КИНЕМАТОГРАФИИ

Об усилении контроля за состоянием исполнительской дисциплины
в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии

Проведенный анализ состояния исполнительской дисциплины в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии показал, что ряд поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства, поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, других органов государственной власти, а также поручений руководства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации исполнялся с нарушением установленных сроков.

В целях усиления контроля за своевременным и качественным исполнением поручений, подготовкой ответов на запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации

приказываю:

1. Руководителям структурных подразделений усилить контроль за своевременным и качественным исполнений поручений, назначить из числа своих заместителей ответственных за состояние исполнительской дисциплины в подразделении.

2. Предупредить руководителей подразделений о персональной ответственности за соблюдение сроков исполнения поручений.

Установить, что в случае невозможности исполнения поручения в установленный срок по объективным причинам руководитель подразделения заблаговременно представляет руководству Агентства предложения о продлении срока с проектом ответа органу, давшему это поручение, с указанием причин продления и планируемой даты его исполнения.

3. Управлению делами (А.Д.Краснов) принять организационные меры по усилению контроля за исполнением поручений в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии.

В этих целях:

а) обеспечить регулярную ежедневную доставку служебной корреспонденции из Минкультуры России;

б) правительственные документы обрабатывать в первоочередном порядке и докладывать их руководству Агентства в день их получения;

в) направлять еженедельно руководителям структурных подразделений информацию о поручениях, находящихся на контроле с истекающими сроками исполнения;

г) требовать от руководителей структурных подразделений объяснительные записки о причинах неисполнения конкретного поручения с указанием сотрудника, ответственного за его исполнение, для последующего доклада руководству Агентства;

д) ежемесячно представлять руководству аналитическую информацию о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате Агентства.

4. До утверждения Регламента Федерального агентства по культуре и кинематографии при организации работы со служебными документами руководствоваться Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти , утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30 .

Управлению делами обеспечить подразделения экземплярами указанного Типового регламента .

5. Договорно-правовому управлению (И.Ф.Ильина), Управлению делами (А.Д.Краснов) с участием других подразделений Агентства обеспечить выполнение пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" .

6. Главному информационно-вычислительному центру (О.П.Неретин) завершить оборудование рабочих мест лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях, соответствующими программами и организовать при необходимости их обучение.

7. Заместителям руководителя А.А.Голутве, В.С.Малышеву предусматривать снижение размеров премии соответствующему структурному подразделению и отдельным сотрудникам с учетом исполнительской дисциплины.

8. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя В.С.Малышева

Руководитель
М.Е.Швыдкой

В этой статье: Кому и зачем требуется показатель исполнительской дисциплины. Что оценивать с его помощью. Как внедрить оценку исполнительской дисциплины: два альтернативных подхода.

Практически в каждом нашем проекте по внедрению системы оплаты труда на основе показателей эффективности одним из самых ключевых оказывается показатель "исполнительская дисциплина".

Действительно, существует множество должностей, целью которых является лишь строгое выполнение регламентированных операций в срок. Но при ближайшем рассмотрении выясняется, что контроль исполнительской дисциплины не менее важен и для руководителей структурных подразделений, и для таких творческих позиций как, например, менеджеры по продажам и маркетологи. Практически любой специалист кроме непосредственных целей своей должности обязан выполнять различные регламентные операции. Для торгового персонала - это, например, своевременное предоставление первичных документов в бухгалтерию, точное заполнение данных о контрагентах в программе учета и так далее. Для руководителей - предоставление планов и отчетов. Для маркетинга - исполнение проектных задач в установленные сроки. И так далее.

Руководство нуждается в контроле сроков и качества выполнения операций. Это очевидно. Но и здравомыслящие сотрудники, которые ориентированы на результат, которые ценят понятные единые правила игры, также поддерживают внедрение такого показателя. Во-первых, они понимают, что их результативность в определенной степени зависит от эффективности работы других звеньев в цепочке бизнес-процессов. Так бухгалтер не сможет подготовить отчетность, если вовремя не получит первичные документы. А менеджер по продажам не сможет оформить реализацию, если снабжение своевременно не внесет данные о новых номенклатурных позициях, или если склад не проведет поступление. Во-вторых, такие сотрудники понимают, что и они являются таким же звеном в бизнес-процессах компании и от них зависит работа других подразделений и результат компании в целом. В-третьих, они предпочитают, чтобы все требования к ним были четко зафиксированы, а не появлялись внезапно в периоды авралов, вызывая споры и претензии со стороны руководства.

Исполнительская дисциплина: Что оценивать?

В показатель исполнительской дисциплины включают оценку качества и сроков исполнения задач и поручений. При этом речь может идти об оценке по трем уровням:

1. Исполнение проектных задач и поручений руководства. Это достаточно крупные задачи, по которым устанавливается срок и требования к результатам.

Примеры из практики:

• Одному из менеджеров отдела продаж поручено в течение месяца провести «чистку» справочника контрагентов в 1С, перенеся в архив недействующих покупателей.
• Системному администратору поручено разработать проект внедрения внутренней связи на основе IP-телефонии.

1. Исполнение регламентных операций, сроки которых определены в виде конкретной даты.

Примеры из практики:

• Руководители структурных подразделений должны предоставить план затрат на следующий месяц до 25 числа каждого месяца.
• Отдел снабжения проводит мониторинг цен поставщиков дважды в год в срок до определенной даты.

1. Исполнение «процессных» задач, срок по которым определен в виде периода с момента определенного вызывающего события. Это задачи, которые являются частью бизнес-процесса и «запускаются» после исполнения какой-то предыдущей операции.

Пример из практики:

• Бухгалтерия исполняет платеж не позднее следующего дня с момента получения счета на оплату.
• Склад оформляет поступление в программе учета не позднее 3 часов с момента постановки машины на разгрузку.

С каждым уровнем требования к администрированию системы оценки исполнительской дисциплины повышаются. Если ограничиться первым уровнем, вести учет можно вручную, оценку производить непосредственно решением руководства. На третьем уровне объем учитываемых операций сделает ручное ведение полноценного учета невозможным. Придется выбирать между субъективной оценкой и внедрением системы автоматизации.

Субъективная оценка или тотальный контроль

Если сконцентрироваться исключительно на контроле «по-крупному», достаточно вести учет, скажем, в Excel силами, например, офис-менеджера. Именно так поступили в организации одного из наших клиентов. В ходе ежегодного планирования формировались проектные задачи и поручения руководителям отделов и отдельным специалистам. Они фиксировались в таблице Excel с заголовком «Годовой план» с указанием плановых сроков исполнения. Специально выделенный сотрудник контролировал соблюдение этих сроков. По результатам определенных отчетных периодов руководство давало оценку работе ответственных.

Однако, во-первых, задачи фактически имели разный вес и значение, что мешало ввести простую систему поощрений. Во-вторых, руководство чувствовало все большую потребность учета более мелких, но не менее значимых задач.

Тотальный контроль предполагает фиксацию плановых и фактических сроков исполнения задач по всем трем уровням, названным выше. Только так можно получить полное представление об исполнительской дисциплине сотрудника. Вести такой учет вручную не реально. Требуется внедрение системы автоматизации. Такая система должна автоматически создавать сотруднику регламентные и «процессные» задачи, фиксировать фактические сроки исполнения, включать некий механизм оценки качества исполнения и, конечно, формировать соответствующие отчеты.

Стоимость внедрения такого программного решения для малого и среднего бизнеса весьма велика. На примере программы 1С-Документооборот, с которой нам пришлось иметь дело, речь идет о нескольких сотнях тысяч (с учетом адаптации и доработки программы под нужды заказчика). Дополнительно руководству, принявшему решение о внедрении подобной программы, придется смириться с необходимостью введения новой штатной единицы - администратора системы.

Альтернативой внедрению программы учета задач и поручений является отказ от сплошного контроля в пользу фиксации лишь сбоев. В этом случае в основу оценки ляжет количество нарушений сроков и случаев некачественного исполнения задач. Информацией о мелких процессных операциях придется пожертвовать. Оценка в некоторых случаях будет иметь субъективный характер. Объем работы по администрированию системы будет достаточно большим: придется вручную фиксировать задачи и факты нарушения сроков, сводить данные в единые отчеты по сотруднику и так далее.

О нашем опыте разработки системы оценки исполнительской дисциплины, о том в каких значениях мерить этот КПЭ, как привязать показатель к денежной премии мы расскажем в следующих статьях.

Исполнительская дисциплина - один из важнейших показателей, обеспечивающих эффективность деятельности предприятия. Она может являться одним из ключевых показателей эффективности. В этом случае в повышении исполнительской дисциплины будут напрямую заинтересованы не только руководители, но и сами работники предприятия.

Из статьи вы узнаете:

Что такое исполнительская дисциплина

Этот термин связан исключительно с трудовыми взаимоотношениями наемного работника и работодателя. Исполнительская дисциплина - это то, насколько работник четко и своевременно исполняет документы , выполняет приказы, распоряжения, письменные и устные указания, принимаемые теми руководителями, в подчинении которых он находится. Иерархия подчиненности сотрудника устанавливается его должностной инструкцией или условиями трудового договора .

Исполнительская дисциплина или исполнительная дисциплина

На практике часто возникает вопрос: исполнительная или исполнительская дисциплина, как правильно писать, какую формулировку использовать. В этом случае следует обратиться к толковому словарю русского языка. В нем термин «исполнительский» отнесен к области творческой - исполнению художественных произведений. Этот термин применяется, когда речь идет об исполнительском стиле, культуре, составе, мастерстве.

В то же время, «исполнительный» имеет отношение:

1. к человеку или органу, исполняющему решения, осуществляющему на практике управленческие функции: исполнительная власть, исполнительный секретарь;
2. к человеку, хорошо выполняющему свои обязанности , говорят: исполнительный работник, сотрудник, лаборант.

«Исполнительский» является прилагательным, которое используется, как правило, с неодушевленными существительными. Поэтому ответ на вопрос «дисциплина исполнительская или исполнительная» однозначен - конечно, исполнительская дисциплина. И это понятно, если рассматривать отношение к работе, исполнению своих должностных обязанностей . В этом плане внутренняя дисциплина работника проявляется также, как творческое отношение и является неосознанной внутренней необходимостью, личностной характеристикой. Но в то же время, эту потребность можно развивать и управлять ею.

При этом исполнительская дисциплина в организации может характеризовать как отдельных сотрудников, так и целые рабочие группы и коллективы.

Влияние, которое оказывает исполнительская дисциплина в организации на эффективность работы всего предприятия

Любое предприятие, независимо от сферы его деятельности, формы собственности и величины штата, состоит из подразделений, каждое из которых выполняет определенную функцию. Подразделения, в свою очередь, состоят из сотрудников, функционал которых определяется должностными инструкциями или трудовым договором. От того, насколько добросовестно сотрудники исполняют документы , выполняют свои трудовые обязанности, зависит работа всего подразделения и, соответственно, эффективная работа предприятия в целом. Исполнительской дисциплиной в организации определяется то, насколько эффективно и своевременно каждый работник и отдельные рабочие коллективы выполняют свои обязанности , а также оперативные управленческие распоряжения.

Именно исполнительская дисциплина обеспечивает своевременное и качественное выполнение элементарных задач, из которых, в свою очередь, формируются более крупные программы и проекты. Срыв исполнения какой-то из задач может остаться незамеченным в текущем периоде, но впоследствии может привести к значительным финансовым потерям и срыву выполнения всего проекта.

Низкая исполнительская дисциплина может проявиться в виде финансовых санкций за срыв договорных обязательства, а также в виде потерь из-за упущенных финансовых возможностей. Поэтому на предприятии должно осуществляться управление и контроль исполнительской дисциплины, что позволит обеспечить выполнение всех намеченных планов, тактических и стратегических задач, поставленных руководством предприятия.

Как организовать контроль и управление исполнительской дисциплиной

Как осуществляется управление исполнительской дисциплиной

Исполнительская дисциплина - критерий, который вполне поддается управлению и может быть повышен. С этой целью, например, можно:

Уже на этапе подбора кандидатов учитывать и опыт работы, личную эффективность и личностные качества соискателей, определять, насколько ответственно они относятся к работе;

Установить в организации единые требования и единый дисциплинарный порядок, действующий в отношении всех сотрудников. Его нарушение должно наказываться.

Использовать дифференцированный подход для оценки исполнительской дисциплины в случаях, когда проекты выполняются в соответствии со стандартными требованиями к качеству и когда эти требования устанавливаются заказчиком;

Повышать уровень профессионального мастерства и квалификации сотрудников, поскольку исполнительская дисциплина находится от этих показателей в прямой зависимости;

Внедрить в организации эффективную систему поощрения сотрудников, мотивируя их на повышение индивидуальной и коллективной исполнительской дисциплины.

Как организовать контроль исполнительской дисциплины

Хоть исполнительская дисциплина в большей степени характеризует целеустремленность и отношение работника к выполнению поставленной перед ним задачи, она вполне поддается оценке по таким критериям, как:

• качество выполняемой работы;
• оперативность выполнения поручений;
• своевременность;
• результативность.

Получить количественную оценку этого показателя можно, применяя коэффициент исполнительской дисциплины. В простейшем виде он рассчитывается как соотношение количества задач, выполненных работником, к тому числу задач, которые были поставлены перед ним в расчетном периоде. При этом очень важно, чтобы поставленные задачи четко были поняты работником и правильно учтены работодателем.

При постановке задачи исполнителю удобнее всего использовать, так называемый, формат SMART.

При его применении каждая задача, даваемая работнику, как минимум, будет:

1. иметь корректное название, начинающееся с глагола совершенного вида (подготовить, разработать, составить и пр.);
2. конкретной и в максимальной степени понятной;
3. поддающейся количественной оценке;
4. достижимой;
5. иметь конкретный срок исполнения .

Контроль исполнительской дисциплины должен быть систематическим. Организовать его вполне возможно, установив требования, некоторые из которых являются обязательными, а некоторые - только желательными. Перечень таких требований приведен в таблице.

Обязательные требования	Желательные требования
Стоящие перед сотрудником задачи должны документироваться с помощью электронных таблиц	Все задачи, получаемые сотрудником в зависимости от подчиненности, должны быть согласованы с непосредственным руководителем
Постановка каждой задачи должна осуществляться в формате SMART	О том, что поставлена новая задача, сотрудник должен быть оперативно извещен
Использование системы напоминаний о сроках выполнения задач и оповещений об их переносе	Нужна удобная форма визуализации стоящих перед работником задач с учетом срока, важности и пр.
Применение системы проверки выполнения поставленных задач, их приемки руководителями	Реализация интерактивной работы с заданиями, возможность запросов дополнительной информации, оповещения о переносе сроков выполнения и пр.
Разработка алгоритма, позволяющего определить степень выполнения каждой задачи, поставленной сотрудником

Если эти требования будут выполнены, проверка трудовой и исполнительской дисциплины будет осуществляться на любом этапе выполнения каждой задачи. У руководства предприятия появится возможность своевременного принятия управленческих решений, позволяющих полностью исключить ошибки, обусловленные несоблюдением трудовой и исполнительской дисциплины.

Кроме того, такой контроль исполнительской дисциплины с получением показателей степени выполнения заданий, его своевременности и качества может быть установлен как один из показателей KPI. Таким образом работодатель сможет получить объективную оценку работы каждого сотрудника, его трудовой и исполнительской дисциплины. В зависимость от этой оценки может быть поставлена переменная доля оплаты труда, то есть к этой величине могут быть привязаны премии и надбавки.

Основная причина низкой исполнительской дисциплины в организации

С целью повышения трудовая и исполнительская дисциплина руководство может принимать любые меры и управленческие решения. Так, например, на предприятии даже может быть издан специальный распорядительный документ .

Но при этом само по себе издание такого приказа не является гарантией повышения исполнительской дисциплины и изменения отношения работников к выполнению своих трудовых обязанностей .

Одной из основных причин снижения ответственности сотрудников является низкая исполнительская дисциплина топ менеджеров. Руководители всех уровней также должны сознавать свою ответственность и являться примером добросовестного отношения к порученному делу. Только в этом случае управление исполнительской дисциплиной будет действительно эффективным и даст желаемый результат.