Внедрение ERP-систем. Основные ошибки

Процесс внедрения ERP-систем условно делится на 7 этапов: организационные работы, обследование предприятия, выбор методологии автоматизации, проектирование системы, развёртывание ПО на рабочих местах сотрудников, запуск системы в промышленную эксплуатацию, сопровождение.

Предлагаем рассмотреть порядок внедрения ERP более подробно.

I Организационный этап

Работа над проектом внедрения ERP на предприятии начинается с определения цели и задач . Это не должна быть автоматизация ради автоматизации - заказчик должен чётко знать, каких бизнес-эффектов он в итоге желает достичь.

На подготовительном этапе также необходимо сформировать рабочую группу на стороне клиента. В неё должны войти:

• Руководитель (желательно из числа топ-менеджеров компании). Этот человек должен хорошо разбираться во всех аспектах деятельности предприятия и организации бизнес-процессов. Кроме того, руководитель проекта внедрения ERP должен иметь возможность принятия единоличных решений по любым возникающим вопросам.
• Специалисты , ответственные за соответствие системы требованиям действующего законодательства и корпоративным стандартам. Под эту категорию подпадают: исполнительный директор, главный бухгалтер, начальник IT-службы.
• Руководители всех отделов , которым предстоит работать в системе ERP. В их задачи будет входить консультирование внедренцев на этапе изучения бизнес-процессов предприятия и организация работы подразделений по завершении процесса автоматизации.
• IT-специалист широкого профиля . Его зоной ответственности будет техническое сопровождение проекта.

Если вы хотите, чтобы автоматизированная система управления производственным предприятием как можно скорее принесла ощутимые бизнес-результаты, вы должны позаботиться о том, чтобы ею максимально активно и эффективно пользовались сотрудники. Для этого персонал надо обучить работе в ERP и строго контролировать на первоначальном этапе эксплуатации. Эти обязанности также ложатся на плечи представителей рабочей группы.

Кроме того, на организационном этапе необходимо определиться с источниками финансирования и компанией-интегратором.

II Этап обследования предприятия

По завершении организационных работ проводится обследование бизнес-процессов предприятия. Данная процедура необходима для точного определения сроков и стоимости внедренческих работ. В зависимости от масштабов проекта и поставленных задач IT-интегратор может предложить клиенту один из 2-х вариантов обследования:

• Экспресс-обследование . Проводится в течение 1,5–2 месяцев. По его итогам составляется документ «Предпроектный анализ». В нём отражаются особенности автоматизированного учёта и перечень задач, которые необходимо будет решить в процессе внедрения.
• Полное обследование . Проводится в течение 3–5 месяцев. По итогам досконального обследования составляется «Техническое задание», разрабатываются бизнес-процессы автоматизированного учёта и описывается перечень необходимых доработок ПО.

Выбор варианта обследования определяется предпочтительной методикой внедрения ERP.

III Выбор методологии внедрения ERP

Внедрение ERP-решений на платформе «1С:Предприятие» может осуществляться по одному из 4-х сценариев:

• Абонентское обслуживание . Компания-интегратор проводит экспресс-обследование предприятия, составляет укрупнённый план внедрения ERP и на основе него определяет максимально возможную стоимость проекта. Эта стоимость прописывается в договоре, там же фиксируется стоимость одного часа работы программиста-внедренца. Общий план работ разбивается по месяцам. Исходя из количества рабочих часов определяется размер ежемесячного бюджета. Фиксированная сумма платежа также вносится в договор.
• Поэтапная технология внедрения . Данная методология внедрения ERP подразумевает проведение полного обследования предприятия, определение всех автоматизируемых бизнес-процессов и подготовку ТЗ. В техническом задании отражаются: объёмы доработок типовой конфигурации программы, полный перечень работ с разбивкой на фиксированные этапы, сроки и стоимость реализации каждого этапа внедрения ERP. Главный минус данной технологии - негибкость. Внесение мельчайшей корректировки в проект влечёт за собой изменение ТЗ: пересмотр сроков и стоимости выполнения отдельных этапов работ.
• Технология быстрого результата . Алгоритм внедрения ERP примерно тот же, что и при абонентском обслуживании. Так же проводится экспресс-обследование, рассчитывается максимальная стоимость проекта, оценивается час работы программиста. Оплата так же осуществляется раз в месяц, но не по фиксированному тарифу, а по количеству реально затраченных программистами часов. Строго регламентированных планов работ на месяц, неделю здесь нет - список и очерёдность выполнения задач может меняться в зависимости от актуальных потребностей предприятия. Гибкость является безусловным плюсом технологии быстрого результата. Включить в проект дополнительные бизнес-процессы можно на любом этапе и без длительных согласований. Единственным недостатком данной схемы внедрения является размытость сроков реализации проекта.
• Разовые вызовы . Установка программы на рабочие места сотрудников и автоматизация бизнес-процессов осуществляются по мере возможностей клиента. Предприятие закупает коробку, а все внедренческие работы проводятся по сценарию разовых вызовов.

IV Проектирование системы ERP

По результатам обследования предприятия определяются функциональные требования к ключевым модулям системы, потребности в загрузке начальных данных и настройке обмена с уже используемым программным обеспечением. В системе проектируются основные бизнес-процессы компании, осуществляются доработки стандартного функционала под специфику деятельности предприятия.

V Внедрение ERP-системы на предприятии

Программное обеспечение устанавливается на рабочие места сотрудников. Осуществляется настройка прав доступа и отчётов. Производится загрузка рабочих данных и справочной информации из старой системы, файлов Excel и т. п.

VI Запуск системы в промышленную эксплуатацию

ERP-система – эффективный способ ведения бизнеса, который помогает управлять рабочим процессом в целом, планировать деятельность отдельных бизнес-элементов предприятия, а также улучшать работу всех производственных объектов.

Вы узнаете:

• Что такое ERP-система и когда она нужна.
• Каковы преимущества и недостатки ERP-системы.
• Какие функции выполняет система ERP на предприятии.
• Как выбрать ERP-систему.
• Как правильно внедрить ERP-систему на предприятии.
• Какое нужно пройти обучение персоналу, который будет работать с ERP-системой.
• От чего зависит стоимость ERP-системы.

Что такое ERP-система и когда она нужна

Чтобы лучше понять смысл ERP-системы, недостаточно просто знать расшифровку этих букв (Enterprise Resources Planning) и перевод данного определения на русский (планирование ресурсов предприятия), лучше изучить историю ее возникновения.

В конце 20 века начала происходить массовая автоматизация бизнес-процессов : быстро распространялись ПК, для них разрабатывались программы ведения финансового и бухгалтерского учета, электронного документооборота, проверки функционирования техники и оборудования.

Разница в принципах ведения бизнеса заключалась не только в переводе информации в цифровой вид, но также в появлении новых методов проведения анализа и обмена данными, объединения изначально разных типов информации. Результатом этого явилась возможность видеть всю работу предприятия в целом и проводить анализ функционирования ее отдельных направлений (работа основного производства, склада, бухгалтерии). Полученная информация позволила более грамотно распределять использование производственных мощностей и принимать верные решения .

Именно такой способ ведения бизнеса получил название ERP, а программное обеспечение, используемое в этих целях, определили как EPR-система.

Таким образом, все программы, предназначенные для работы бухгалтерии, управления персоналом и др., являются частями ERP-системы, при этом CRM (customer relationship management system) тоже относится к ERP и переводится как «система управления взаимоотношениями с клиентами».

В настоящее время все перечисленные выше компоненты базовой комплектации ERP-системы часто используются как отдельные программы. К примеру, на предприятии может быть автоматизирован только бухгалтерский учет, тогда как вся остальная информация хранится в различных программах стандартного пакета MS Office.

Смысла спорить о том, относятся ли CRM и электронная бухгалтерия к компонентам ERP-системы, нет, однако и так понятно, что со временем уровень автоматизации рабочих процессов ведения бизнеса будет только расти вместе с количеством проданных лицензий на программное обеспечение, а также объемом услуг по установке и дальнейшему обслуживанию.

В ситуации, когда предприятие начало свою деятельность совсем недавно, необходимость в глубокой автоматизации рабочих процессов отсутствует. Подготавливать документы можно в стандартных компьютерных приложениях, а уточнить нужную информацию директор сможет у кого-либо из персонала. Однако вместе с расширением всего бизнеса возрастает количество операций, документации, работников, что влечет за собой необходимость хранения и анализа всей информации в электронном виде.

Если компания в целом не пользуется ERP-системой, то, как правило, вся информация хранится беспорядочно, что затрудняет ее поиск. Иногда встречаются ситуации, при которых работа ERP-системы налажена лишь в каком-то отдельном подразделении.

Какие функции выполняет система ERP на предприятии

Функционал, в рамках которого возможно использование ERP-системы, зависит от масштабов и направления деятельности конкретной компании, специфики ее работы, но в целом он должен быть направлен на общее управление бизнесом. Стандартный функционал таков:

1. Производство

• составление спецификаций на производимые товары или оказываемые услуги для расчета объемов необходимых расходных материалов и часов работы сотрудников;
• составление планов и управление работой компании в различных масштабах: начиная от конкретного производственного оборудования и заканчивая целыми подразделениями.

2. Финансы

• составление планов использования денежных ресурсов организации и отслеживание результатов;
• текущий бухгалтерский учет, учет по налогам и иным платежам в бюджет и внебюджетные фонды, финансовая отчетность и контроллинг;
• работа с активами компании , к которым можно отнести денежные средства на банковских счетах, ценные бумаги, основные средства (к примеру недвижимость).

3. Логистика

• управление поставкой материалов и отправкой готовой продукции: ведение базы договоров и контрагентов, составление планов и отчетов по товарам на складе и т. д.;
• подготовка данных по всем необходимым расходным материалам в целях исполнения рассчитанных ранее производственных норм.

4. Кадры

• учет кадров и ведение табелей рабочего времени , составление штатного расписания, расчет заработной платы;
• поиск и оформление сотрудников;
• подготовка планов по трудовым ресурсам.

• составление планов по реализации продукции;
• подготовка и проведение рекламных кампаний и маркетинговых коммуникаций;
• расчет цен на изготавливаемую продукцию, разработка скидочных программ, проведения распродаж и т. д.

6. Проекты. Отчетность

• наличие в большом количестве стандартных форм отчетности по всем направлениям деятельности организации, а также возможность создания дополнительных отчетов;
• проверка и анализ результатов деятельности предприятия;
• разработка общей политики работы организации, в т. ч. установка сроков для каждой из поставленных задач, расчет необходимых в этих целях ресурсов (денежных средств, материалов, рабочего персонала).

ERP-система на предприятии: 4 этапа внедрения

Полноценное внедрение ERP-системы в организацию может занять срок от пары недель до нескольких лет (в зависимости от объемов и масштабов деятельности компании). При этом устанавливать ERP-систему могут как собственные IT-специалисты предприятия, так и сотрудники компании-разработчика.

Внедрение ERP-системы можно разделить на следующие этапы:

Этап 1. Первичная организация

Этап, в котором определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта .

Этап 2. Разработка проекта

Далее изучается работа предприятия: планы развития, производственные процессы. Эта информация является основой для подбора структуры ERP-системы, а также для внесения корректировок в технический план (при необходимости).

Этап 3. Исполнение проекта

Порядок осуществления бизнес-процессов на предприятии будет основан на устанавливаемой ERP-системе, поэтому на данном этапе необходимо перенести данные из систем учета, которые использовались ранее, в ERP-систему, унифицировать их между собой. В ситуации, когда выясняется, что модулей ERP-системы недостаточно для данного предприятия, на этом этапе возможна ее доработка. По окончании установки до сотрудников организации доводятся основные принципы работы ERP-системы и проводятся пробные тесты.

Этап 4. Пуск в эксплуатацию

На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе ERP-системы.

С помощью каких методов внедряется ERP-система

Для внедрения ERP-системы могут быть использованы следующие методы:

1. Поэтапная реализация, когда поочередно проводится внедрение ERP-системы в некоторые взаимосвязанные процессы, что минимизирует риски возникновения проблем .
2. «Большой взрыв» – вся система устанавливается одномоментно. Такой подход может быть использован в небольшой организации с простыми производственными процессами. При этом нужно особое внимание уделить этапу тестирования, чтобы выявить все возможные ошибки в работе ERP-системы.
3. Развертывание – частичная установка программного обеспечения с последующим распространением на другие структуры предприятия. На отдельном участке метод развертывания может применяться как поэтапно, так и одномоментно, т. к. в целом риски неудачного внедрения невелики.

Выбор метода внедрения ERP-системы для каждого предприятия должен производиться очень тщательно, путем анализа возможных затрат, а также с учетом опыта других компаний.

Кто обучает персонал тому, что собой представляет ERP-система

Объяснение основ работы с ERP-системой является одним из самых трудных этапов ее внедрения. Ведение бизнеса с использованием ERP-системы может изменить бизнес-процессы на предприятии, что влечет за собой необходимость осуществлять наравне с должностными обязанностями также и функционал, связанный с использованием данного программного комплекса. Таким образом, главным моментом для руководства компании становится подготовить к работе с ERP-системой персонал морально.

При внедрении ERP-системы может возникнуть проблема отсутствия желания у обычных сотрудников обучаться работе с ней, ведь такая автоматизация больше облегчает работу руководящему составу. В этой ситуации выходом становится перевод таких работников на другие должности. Большая часть персонала, как правило, мыслит в перспективе и понимает необходимость обучения для использования полученных знаний в работе.

От качества проведенного обучения будет зависеть эффективность использования ERP-системы. Сотрудники должны хорошо понимать основы ее работы и иметь соответствующую мотивацию, ведь если персоналу не будет понятно, для каких целей используются такие нововведения, то и результаты внедрения ERP-системы не будут заметны. Таким образом, работники должны понимать, что использование этого программного комплекса может быть важным рычагом для улучшения эффективности деятельности всего предприятия.

Обучение сотрудников основам работы с ERP-системой следует начать заранее. Можно провести внутреннюю рекламную кампанию, подготовить доступную информацию о целях, которые будут достигнуты после начала использования данного программного комплекса. В специально разработанном документе – «Стратегии обучения персонала» – эта задача обозначена первой. В этом документе все сотрудники предприятия разбиваются на группы в зависимости от объема необходимых обучающих мероприятий, а также перечисляются все остальные шаги обучения.

Как правило, выделяется несколько групп, на которые разбивается весь персонал. К примеру, отдельной группой можно выделить руководство компании и менеджеров среднего звена, которые будут непосредственно управлять работой предприятия и принимать необходимые решения. Еще одна группа – это та часть пользователей, которая выполняет основной функционал в работе с ERP-системой, не вникая в подробности бизнес-процессов, однако обладая глубокими знаниями работы программного комплекса. И третья группа – это основная часть сотрудников, которые будут вводить первичные данные в программу.

Первые две группы должны проходить обучение у сотрудников организации-разработчика ERP-системы, тогда как основная часть персонала из третьей группы может изучить основы работы программы дистанционно или через уже получивших необходимые знания коллег.

Обучение может проводиться как в учебных центрах консалтинговых агентств, так и непосредственно на предприятии. В некоторых случаях разработчики ERP-системы определяют обязательным условием получение соответствующего сертификата у сотрудников второй группы.

Консалтинговые агентства заключают договоры с основными вендорами, такими как SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, что дает им право обучать работе с программой и выдавать подтверждающие документы по окончании обучения. Сведения об этом можно найти на официальных сайтах таких компаний. У отечественных разработчиков – «Парус» и «Галактика» – открыты свои учебные центры.

ERP-система: пример успешного внедрения

Одно из предприятий, занимающихся производством и продажами холодильного оборудования, – Howe Corporation (США) – в целях более эффективного ведения бизнеса решило внедрить ERP-систему на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) 2-го поколения. Это дало возможность сразу же получить результаты и увидеть преимущества использования данной ERP-системы, т. к. значительно повысились качество и рентабельность всех бизнес-процессов.

Эта организация получила возможность более качественно анализировать объем материальных запасов и необходимость их восполнения. После внедрения ERP-системы Howe Corporation имеет все необходимые инструменты для планирования деятельности как в краткосрочной, так и в более длительной перспективе, что позволяет не использовать ненадежный календарный способ планирования.

Также все возможности использования ERP-системы оценила и международная компания Alfa Laval, которая поставила перед собой цель добиться улучшения производственных показателей путем повышения эффективности бизнес-процессов. В одном из отделений Alfa Laval в Болгарии была использована система ERP Epicor iScala, которая помогла осуществлять подробный анализ использования материалов и производственного сырья, контролировать сроки их закупки для исполнения соответствующих заказов, что повлияло на снижение уровня производственных отходов . При этом, т. к. ERP-система полностью автоматизировала все бизнес-процессы, это позволило снизить объемы лишней продукции на складах, а также минимизировать простои на производстве.

Еще одна компания – IO Electronics – тоже может послужить примером удачного использования ERP-системы. Их целью было успешно достигнуть поставленных на ближайшие 4 года показателей.

Как рассказал директор IO Electronics, при стремительном развитии деятельности и освоении других производственных направлений рентабельность работы предприятия может значительно снизиться, если возникнут сбои в обмене информацией между внутренними подразделениями. Однако при использовании ERP-системы вся информация становится доступна в режиме онлайн. По факту выполнения поставленной задачи в ERP-системе проходят обновления, что позволяет проследить весь производственный процесс и увидеть фактическое наличие той или иной продукции, а также избежать переизбытка материальных запасов на складах.

Рассказывает практик

Как ERP-система позволила снизить потребность в оборотных средствах на 40 %

Сергей Сухинин ,

Т. к. ранее в нашей компании отсутствовала ERP-система, было невозможно оперативно отмечать внесения изменений в бизнес-процесс, что влекло за собой нехватку материалов для сборки готовой продукции, нескоординированную деятельность цехов, ухудшение качества конечного продукта и увеличенный расход сырья. Все эти излишние расходы можно было уменьшить только путем внедрения ERP-системы.

Основное направление деятельности нашей организации – производство, поэтому первоочередными были задачи автоматизации планирования и управления бизнес-процессами. Определив, что в решении поставленных задач нам поможет ERP-система, мы хотели добиться таких целей, как:

1. Увеличение эффективности расходования оборотных средств.
2. Уменьшение материальных запасов, хранящихся на складах.
3. Создание программы производства с учетом имеющихся мощностей.
4. Уменьшение уровня незавершенного производства.
5. Создание общего перечня материалов, используемых в производстве.
6. Улучшение процесса расчета нормы материалов.
7. Увеличение точности оформления закупочных планов, что будет способствовать снижению объемов неликвидных запасов на складах.

Только после внедрения ERP-системы у нас получилось корректно спланировать объем необходимых для производства материалов по факту анализа запасов на складах, что повлекло за собой снижение расходов на оборотные средства на 40 %. Далее такой анализ помогает осуществлять закупки только тех материалов, которые необходимы для определенного бизнес-процесса. Также была оптимизирована организационная структура компании, что способствовало сокращению сотрудников производственно-диспетчерского отдела на 50 % без снижения качества работы.

Можно подвести следующие итоги внедрения ERP-системы в нашей компании:

1. Производственные остатки на складах уменьшились на 60 млн руб.
2. Во всех направлениях деятельности контроль осуществляется по результатам анализа измеряемых показателей. Доходы сотрудников зависят от выполненной или невыполненной ими работы, и они самостоятельно несут за это ответственность.
3. Полностью контролируется закупка производственного сырья и его дальнейшее распределение в цеха.
4. Остатки неликвидных материалов снизились на 20 млн руб.
5. Закупочный план стал оптимальным, в него своевременно вносятся изменения при возникновении такой необходимости.
6. Появилась возможность планирования нагрузки на производственные мощности и, соответственно, количества необходимых для этого работников.

Какая ERP-система востребована у российских компаний

Программные комплексы, существующие сейчас на рынке IT-технологий, могут быть разработаны отечественными и зарубежными компаниями. При этом отличаются они не только страной разработки, но также и встроенным функционалом.

Зарубежные ERP-системы, такие как программы компаний SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могут использоваться на предприятиях любой категории и являются примерами для подражания. Однако при работе с такими системами в России могут возникнуть некоторые сложности:

• отсутствие в необходимом количестве обученных на соответствующем уровне специалистов для внедрения и дальнейшего сопровождения работы ERP-системы;
• нежелание отечественных организаций перестроить устоявшиеся бизнес-процессы, т. к. зарубежные системы управления имеют существенные отличия от используемых в России;
• высокая цена внедрения.

Однако и российские разработчики стараются расширить возможности собственных программных комплексов в соответствии с потребностями заказчиков. Такие ERP-системы успешно справляются с поставленными задачами в случае, когда необходимо автоматизировать отдельные направления работы организации и не нужно внедрять программный комплекс в работу всего предприятия в целом. Как пример можно привести программное обеспечение компаний 1C и «Галактика».

11 ошибок внедрения ERP-системы

Для повышения эффективности работы предприятия установка ERP-системы является практически самой дорогостоящей и самой трудной задачей. Конечная цена внедрения, а также необходимый для этого срок будет зависеть от количества возникающих в процессе ошибок.

Ошибка 1. Некачественное составление плана.

Данный факт может повлечь за собой непонимание настоящего и будущего состояния ERP-системы, некорректную автоматизацию бизнес-процессов.

Ошибка 2. Поверхностный анализ организаций-разработчиков ERP-систем.

Как правило, основным критерием является низкая стоимость, однако иногда разработчики намеренно занижают стоимость услуг, чтобы на первом заказчике протестировать процесс внедрения. По факту такой установки могут быть выявлены серьезные недоработки и сбои в системе.

Ошибка 3. Непонимание потребностей предприятия.

После принятия решения, что внедрять ERP-систему все-таки необходимо, компания-заказчик до конца не понимает, какие именно программные модули им нужно устанавливать. Это может быть использовано недобросовестными поставщиками, которые будут включать в ERP-систему много лишних компонентов или же, наоборот, установленного функционала будет не хватать.

Ошибка 4. Недооценка временных и материальных затрат.

Некорректное определение сроков внедрения и стоимости установки ERP-системы может повлечь за собой необоснованные ожидания быстрого повышения эффективности бизнес-процессов.

Ошибка 5. Отсутствие у предприятия-заказчика квалифицированных сотрудников.

В коллективе предприятия должны присутствовать сотрудники, обладающие достаточным уровнем знаний в любой сфере, начиная от менеджмента и бухгалтерии и заканчивая учетом на складе, закупкой материалов и т. д.

Ошибка 6. Отсутствие приоритетов.

Если изначально не расставить правильные приоритеты, то в процессе установки ERP-системы придется часто переключаться между различными задачами, а это может повлечь затягивание процесса установки, возникновение непредвиденных проблем и т. д.

Ошибка 7. Недостаточное обучение персонала.

Если не показать сотрудникам весь функционал ERP-системы и способы его применения, персонал организации может вообще отказаться от работы в системе или использовать ее возможности лишь частично.

Ошибка 8. Недооценка точности первичной информации.

Так как ключевым моментом работы ERP-системы является анализ информации, то результат ее работы во многом будет зависеть от корректности изначальных данных. Необходимо избегать ошибок при вводе и внимательно проверять указанные сведения.

Ошибка 9. Использование неактуальных приложений.

Очень часто на предприятиях параллельно используется как ERP-система, так и ранее установленное программное обеспечение – происходит дублированный ввод данных. Таким образом увеличиваются сроки окончательного внедрения ERP-системы.

Ошибка 10. Отсутствие тестового периода.

Иногда тестирование установленного программного комплекса осуществляется лишь на нескольких пользователях, что не позволяет своевременно увидеть все недостатки и актуальную нагрузку на ERP-систему.

Ошибка 11. Отсутствие плана сопровождения и внедрения обновлений.

Без этого программный комплекс очень скоро станет неактуальным. Для аппаратной составляющей ERP-системы необходимо регулярно увеличивать производственные мощности, т. к. объем обрабатываемой информации также будет расти. Программная составляющая может потребовать корректировки в случае, например, внесения изменений в законодательство.

Эти ошибки являются самыми распространенными, однако у каждой компании могут возникнуть и индивидуальные проблемы. Чтобы их минимизировать, нужно очень внимательно подготовить план установки ERP-системы на каждом из этапов.

От чего зависит стоимость ERP-системы

Окончательная цена ERP-системы будет являться совокупностью следующих составляющих:

1. Цены самого программного комплекса: основного набора модулей и дополнительных компонентов.
2. Стоимости услуг по установке.
3. Внесения доработок и корректировок в программу, исходящих из потребностей компании-заказчика.
4. Дальнейшего обслуживания и сопровождения.

Чтобы снизить стоимость внедрения ERP-системы, необходимо в первую очередь обращать внимание на российских поставщиков, т. к. зарубежные программы имеют более высокую цену приобретения и требуют внесения существенных изменений для соответствия отечественному законодательству.

Мнение эксперта

Внедрение системы ERP обошлось компании в 2,5 млн долларов

Сергей Сухинин ,

начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара», Чувашия

Лицензия на установку ERP-системы обошлась нам в 470 000 долларов, а итоговая цена внедрения составила 2 500 000 долларов. Однако уже в процессе использования ERP-системы был достигнут положительный эффект, при этом полностью затраты были возмещены через 1,5 года после установки данного программного комплекса.

Информация об экспертах

Сергей Братукин , директор практики «Дистрибуция» Columbus IT&Russia, Москва. Сергей Братукин в 1997-2005 годы работал консультантом в российском подразделении Columbus IT. Участвовал в реализации масштабных проектов по внедрению ERP-систем в таких компаниях, как «Торговая площадь», МВО, «Старик Хоттабыч», «Формула Кино», «Автомир» и др. Международная консалтинговая компания Columbus IT предоставляет консультационные услуги по выбору, внедрению и сопровождению корпоративных информационных систем, а также управленческому консалтингу. Основана в 1989 году в Дании, в настоящий момент имеет представительства в 28 странах мира. За восемь лет работы Columbus IT в России клиентами компании стали более 200 предприятий, в том числе «ССМ-Тяжмаш», ТД «Перекресток», «Дикси», «Л"Этуаль», «Юнимилк», «Исток», «Тойота» и мн. др.

Сергей Сухинин , начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"», Чувашия. ОАО «Научно-производственный комплекс "Элара"» является ведущим российским производителем пилотажно-навигационных комплексов, систем автоматического и дистанционного управления, бортовой вычислительной техники и систем индикации для летательных аппаратов военной и гражданской авиации. В рамках соглашения о сотрудничестве с ОАО «Российские железные дороги» ОАО «Элара» ведет работы по подготовке к производству приборов и систем для железнодорожного транспорта России.

На сегодняшний день тема внедрения ERP-систем на предприятии довольна актуальна не только из-за малой изученности этого вопроса, но также из-за бурного развития прикладных информационных систем. Последние 20 лет число компаний внедряющих подобные системы увеличивается каждый день, а количество компаний, испытавших на себе положительный эффект от работы ERP растёт по экспоненте. Также отличным показателем развития данной отрасли рынка служит рост компаний поставляющих ERP-системы и консалтинговых компаний, занимающимися их внедрениям. Так, например, клиентская база SAP, немецкой компании по производству программного обеспечения, только за последние 10 лет увеличилась с 17500 до 91500 клиентов, а годовой доход в 2012 году составил 15 млрд евро.

Enterprise Resource Planning (ERP ), что в переводе обозначает информационные системы планирования ресурсов предприятия, уже давно стали обыденной сферой деятельности для предприятий среднего и большого бизнеса. Внедрение информационных сетей направлено на повышение эффективности бизнес процессов, представляющих собой снабжение, сбыт и производство. Внедрение данной технологии существенно влияет на увеличение производительности предприятия в целом. Но ERP - это не только автоматизация бизнес процессов, это еще и автоматизация таких управленческих функций, как планирование, контроль и учет.

ERP-система имеет радикальное отличие от всем знакомой нам программы Microsoft Office, которая одинаково работает на всех компьютерах. Функциональность ERP системы напрямую зависит от четкого определения задачи конкретного предприятия и настройки ее под эти задачи. Полная эффективность от использования этой системы достигается только в том случае, если она спроектирована и настроена правильно, что поможет в дальнейшем сделать бизнес более управляемым.

Тема ERP-систем ещё пока является относительно молодой: нет чётко выработанных правил, методов и советов, но что её делает столь особенной, так это высокая потребность компаний в ней. С каждым годом всё больше компаний делают свой выбор в пользу корпоративных информационных систем, т.к. становится очевидным, что без систем такого рода предприятие не может считаться конкурентоспособным в век информационных технологий. Бесконечная погоня за прибылью и поиск лучших решений выматывают и сегодня, в столь быстро меняющемся мире, уже практически невозможно представить существование компании без помощника в лице ERP.

ERP-системы представляют собой набор интегрированных приложений, которые позволяют создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций в масштабе предприятия. Среди них можно выделить планирование производственных ресурсов, оперативное управление производственным планом, учет и анализ результатов деятельности и т.д. Все операции планирования и анализа подразделяются в ERP на отдельные функциональные модули: планирование ресурсов (финансовых, людских, материальных) для производства товаров или услуг, оперативный контроль за выполнением планов (снабжения, сбыта), выполнением договоров, все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. Вся информация хранится в единой базе данных, откуда она может быть в любое время получена по запросу

Рис. 2. Схема организации планирования процессов в масштабе предприятия

При внедрении систем управления компания получает целый ряд преимуществ:

Прежде всего -- это стабильность и унификация всех процессов управления предприятием. Системы класса ERP представляют собой интегрированные системы управления, то есть:

• · они не связаны с производственным процессом непосредственно, не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса;
• · их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, в оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах информации;
• · в одной системе охватывается планирование и управление ВСЕЙ деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю;
• · информация вводится в систему только один раз в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте и многократно используется всеми заинтересованными подразделениями.

Другими словами, назначение ERP-системы -- достичь согласованности в работе различных подразделений компании, что позволяет значительно снизить административные издержки и устранить проблему интеграции данных для разных приложений, поскольку все предприятие работает с единой системой.

Использование ERP-систем обеспечивает компании серьезные преимущества перед конкурентами за счет оптимизации бизнес-процессов и значительного снижения оперативных расходов. Системы управления создавались именно для контроля себестоимости продукции, ведущего к достижению конкурентных выгод. В системы изначально заложены методы планирования и управления, которые позволяют:

• · регулировать количество продукции, устраняя ее дефицит либо возникновение излишков, что дает возможность значительно снизить издержки на хранение;
• · планировать производственные процессы в соответствии с ростом или понижением спроса на конкретную продукцию; при этом производственные процессы планируются в соответствии со сроком исполнения клиентского заказа;
• · оценивать возможность выполнения заказа на основе анализа имеющихся на предприятии рабочих мощностей;
• · оптимизировать бизнес-процессы путем сокращения материальных и временных затрат на производство;
• · отслеживать и анализировать фактическую производительность каждой производственной единицы, сравнивать ее с плановой производительностью и оперативно вносить корректировки и изменения в производственные планы;
• · более гибко реагировать на спрос путем уменьшения цикла производства и времени выполнения заказа;
• · повышать уровень доверия клиентов и заказчиков за счет своевременного исполнения поставок и оптимизации сервиса.

ERP-системы являются мощным инструментом повышения прибыли за счет гибкого управления себестоимостью, позволяя варьировать рыночную цену продукции (в сторону ее понижения), что является мощным преимуществом в конкурентной борьбе. Внедрение ERP-системы вашим конкурентом -- сигнал для принятия аналогичного решения, поскольку сегодня очевидно, что автоматизированные системы управления бизнес-процессами являются мощным инструментом оптимизации бизнеса и средством выживания в меняющихся рыночных условиях.

Рис. 3.

Отличительная особенность ERP системы от других систем заключается в том, что она помогает собрать воедино данные о деятельности предприятия и только на основании собранной информации система сможет проанализировать данные. Важной особенностью данной системы является то, что хозяйственные операции в системе регистрируются один единственный раз, и мы сразу же можем проанализировать их влияние на деятельность предприятия по полученным отчетам.

Информационная система планирования ресурсов предприятия является довольно развитой системой и функции ее находятся в постоянной стадии разработки и усовершенствования, но все же, случается так, что после того, как ERP-система была внедрена на определенном предприятии и все методики ее внедрения были задействованы правильно, руководству предприятия по-прежнему не удается получить полный информационный контроль над деятельностью предприятия. И что самое интересное, ничего существенного не происходит, а даже наоборот, все остается по-прежнему. В чем же здесь дело? Факторов, влияющих на некорректную работу ERP-системы может быть много. Это может быть, к примеру, некорректное оформление первичных документов, сбои и нарушения в политике сбыта, наличие на предприятии сверхнормативных запасов. Возможны даже случаи того, что многие предприятия после внедрения ERP-системы, отказываются от нее, по причине того, что якобы она неадекватно и несвоевременно реагирует на поставленные перед ней задачи. Но так дело обстоит не только на наших предприятиях, есть сведения, что и на западе на долю успешных внедрений ERP-системы на предприятиях приходится менее 50% случаев.

Но почему столь большой процент внедрений ERP-системы оказывается неуспешным. Если провести анализ неудачных внедрений ERP-системы, то проясняется следующее, что одним из главных факторов неудачных внедрений оказывается нарушение принципа проектирования систем автоматического управления (АСУ). Среди специалистов бытует мнение, что проекты внедрения автоматизированных систем управления не дают положительных результатов из-за того, что при проектировании данных систем не учитывается стратегия развития бизнеса, производится слишком частое перепрограммирование бизнес процессов.

Рынок ERP-систем в России стремительно растет. Однако проекты по внедрению ERP-систем нередко заканчиваются неудачей. По оценкам специалистов, примерно 70% проектов внедрения систем ERP не достигают заявленных целей. Предлагаем обсудить основные причины. Ведь предупрежден, значит, вооружен.

Рынок систем ERP (Enterprise Resource Planning – «планирование ресурсов предприятия») остается одним из самых быстрорастущих рынков программного обеспечения в мире. Объем российского рынка ERP system по итогам 2015 года вырос, по данным TAdviser, на 9%, достигнув 108 млрд (см. рисунок). Выручка 8 из 10 крупнейших игроков отечественного ERP-рынка также показала за отчетный период положительную динамику.

Рисунок

В первую очередь, проявляемый интерес к системам ERP связывается с ожиданиями значительных преимуществ, которые предприятия могут получить в результате использования таких систем. Но эти ожидания базируются, чаще всего, на обещаниях компаний-внедренцев данного программного обеспечения. Однако, очень часто проекты по внедрению ERP-систем заканчиваются неудачей. Примерно 70% проектов внедрения систем ERP не достигают заявленных целей из за банального не понимания что такое ерп система .

В чем же причина столь печальной статистики и как, потратив значительные финансовые и временные ресурсы не оказаться ее подтверждением? Предлагаем ТОП-10 ошибок, допускаемых при реализации ERP-проектов. Данный список не является исчерпывающим и представляет собой перечень ошибок, обнаруженных нашими экспертами и консультантами в ходе работы с клиентами.

Скачайте полезные документы :

Ошибка №1. Не описать бизнес-процессы до начала внедрения ERP

Невозможно качественно провести внедрение ЕРП системы без описанных бизнес-процессов уровня «как должно быть», или хотя бы четкого понимания и отображения «на бумаге» информационных и материальных / документационных потоков в вашей компании. Мы часто сталкиваемся с вариантом, когда консультантов подключают к работе в тот критичный момент внедрения, когда система сбоит и не дает нужного эффекта, а внедренцы и управляющая команда не могут ее направить в верное русло. Докапываясь до причин подобных сбоев, мы выявляем серьезные нестыковки в понимании процессов теми, кто внедряет систему и самой компанией – их описания просто нет, либо оно выполнено формально и не отражает реального производственного цикла.

Самой распространенной причиной таких ситуаций является желание клиента сэкономить на описании и проработке данного шага, который, действительно, может быть довольно затратным. Клиент ожидает, что корректировки в процессы могут быть внесены уже на этапе внедрения. С одной стороны, это логично, так как проект, при правильном построении, будет разворачиваться поступательно, включая в себя все больше зон и участков, модернизируя и улучшая что-то по ходу развития проекта. Но это не означает, что бизнес-процессы могут постоянно меняться в ходе разработки – это все равно, что делать ремонт квартиры, постоянно меняя дизайн-проект… Когда-нибудь вы ее все-таки отремонтируете. Вопрос только, когда и сколько вам это будет в итоге стоить?

Одним из разумных вариантов, с нашей точки зрения, является предварительное описание бизнес-процессов «как есть (as is)», наложение их на программную платформу с помощью команды внедренцев и трансформация в «как будет (to be)» – это, по сути, основа для внедрения. Параллельно, вместе с командой проекта вы можете производить модификацию процессов, по мере ведения разработки, находя лучшие решения и идеи для оптимизации выполняемых и автоматизируемых процессов.

Ошибка №2. Постоянно вносить изменения в будущую систему

Еще одна распространенная ошибка – вносить корректировки в будущую систему и не вести им учет (хотите «сидеть на игле»?). Внедрение ERP – это всегда долго и трудоемко. Но данный процесс можно еще больше усложнить, если полностью довериться внедренцам и не требовать от них детального описания внесенных в изначальную платформу изменений. Итог может быть самый плачевный – в случае расторжения договора вы рискуете получить массу непонятного кода, работу над которым самостоятельно не сможете продолжить, либо будете вынуждены взаимодействовать с ограниченным кругом специалистов, так как только они понимают суть ими же созданной системы. Бизнес не должен и не может зависеть в таком вопросе от партнеров и их доброй воли (или ее отсутствия – суды, по нашей практике, могут помочь в данном вопросе, но забирают слишком много драгоценного времени). Требуйте от своих внедренцев ведения проектной документации, с тем, чтобы иметь возможность продолжить проект самостоятельно, наняв в штат специалистов, либо сменить подрядчика.

Ошибка №3. Полностью полагаться на автоматизаторов

Верить, что автоматизаторы все сделают за вас не стоит. Не сделают и точка. Не смогут учесть всех особенностей вашей компании, нюансов взаимодействий и тонкостей ведения бизнеса. Каждая компания индивидуальна. Хотите получить хороший результат – подключайтесь к проекту внедрения EPR-системы с самого начала! Команда проекта обязательно должна включать ключевых специалистов компании, что значительно снизит риск неудачи проекта и позволит создать инструмент управления, полезный для компании, а не «систему ввода данных для отчетов». Помните о цели внедрения – повышения операционной эффективности компании.

Ошибка №4. Разработать ТЗ на все случаи жизни

Все учесть невозможно, какие-то моменты будут «рождаться» по ходу внедрения и здесь должна быть некоторая степень свободы, в том числе зафиксированная в договоре с внедренцами. Как вариант, можно определить в договоре количество консультационных часов на дополнительные разработки – может входить в стоимость проекта, если реализуется «под ключ», либо рассчитываться дополнительно по ставке человеко-часа. Попытка разработать ТЗ с учетом всех нюансов приведет к созданию огромного талмуда, который вряд ли даже будет прочитан и изучен проектной командой.

Ошибка №5. Не учитывать сопротивление персонала

Если к ERP-проекту не подключать специалистов компании, то риск сопротивления изменениям , внедрению «системы для руководства» может уничтожить все благие начинания. В нашей практике известны случаи, когда под давлением со стороны руководства компания теряла порядка 50% персонала в процессе внедрения системы.

Ошибка №6. Не уделять достаточно внимания проекту внедрения ERP-системы

Заниматься автоматизацией факультативно нельзя ни в коем случае. В нашей практике был кейс, когда проект по внедрению системы был передан топ-менеджеру как дополнительная опция. В результате сроки и стоимость внедрения превысили плановые в 2 раза.

Проект по внедрению ERP-системы требует полноценного погружения и, в идеале, отдельного руководителя проекта от компании, который будет интегрировать в своих руках все сведения о проекте и коммуникации. Руководителя проекта только со стороны внедренцев будет абсолютно недостаточно.

Важно понять и принять – внедрение ERP-системы в первую очередь нужно вашей компании. К сожалению, компанию внедренцев это интересует в меньшей степени – их устраивает, что вы регулярно платите по счетам.

Ошибка №7. Пытаться сделать сразу все

По нашему опыту сопровождения проектов внедрения мы убедились, что концепции развертывания проектов на базе scrum (методология гибкой разработки ПО), действительно работают и дают результаты (читайте также про методологию Agile ). Основные принципы, на которые мы делаем акцент – работа в рамках небольших модулей (циклы до 1 месяца) с целью получения рабочей версии продукта на каждом этапе. Далее может идти корректировка и сонастройка остальных модулей с разработанным. Система разворачивается поступательно, гибко подстраиваясь под задачи компании. Пытаясь развернуть систему сразу полностью и потом ее протестировать, вы рискуете потратить весь бюджет и время, а на выходе получить неприятный сюрприз в виде неработающего продукта.

Ошибка №8. Выбрать неподходящую платформу

Выбирая платформу, убедитесь, что она действительно соответствует потребностям вашего бизнеса и будет поддерживать не только финансы, бухгалтерию, но и основные операции (производство, сбыт и т.д.). Убедитесь, что она предназначена именно (универсальность здесь может повредить) для компаний вашего типа (производственная, логистическая и т.д.). Это требование распространяется как на функциональную, так и на программно-аппаратную платформу.

Чем лучше подходит система для ваших операций, тем меньше времени и средств вы потратите на модификацию и тем удобнее будет работать с системой.

Ошибка № 9. Неправильная команда автоматизаторов

Найдите консультантов, которые понимают ваш бизнес. Важно понимать, что бизнес-процессы производственной компании, не могут быть аппроксимированы методами управления, распространенными в розничной торговле или в сфере услуг, какая бы хорошая система их ни поддерживала и какие бы консультанты ее ни внедряли. Знание программирования, СУБД, бухгалтерии и торговли важны, но они не сильно помогут внедрить систему в компании, основной бизнес которого – производство.

Ошибка №10. Некорректные цели внедрения ERP-системы

Проблемы внедрения обычно возрастают с переходом к тем этапам проекта, в ходе которых автоматизируются наиболее важные бизнес-процессы компании. А именно, бизнес-процессы, соответствующие типу деятельности, которая приносит основную прибыль. Для торговых компаний это закупки/продажи, для транспортных фирм– перевозки, для промышленных предприятий – производство, и т.д.

К сожалению, очень часто целью внедрения ERP-систем является не столько улучшение производственной деятельности, сколько уменьшение усилий по поддержанию информационных потоков внутри предприятия. Классический пример – внедрение системы для объединения финансовой и операционной информации в одной базе данных.

Большинство ERP, претендующих на роль интегрированных систем предприятия, первоначально создавались для целей управления взаимоотношениями с клиентами, финансами и бухгалтерией. Соответственно, они разрабатывались специалистами по бухгалтерии и финансам с помощью ИТ-специалистов. Как результат, системы ERP предоставляли информацию, необходимую бухгалтерии и финансовым отделам, тогда как производственные и другие операционные подразделения (сбыт, снабжение, склады) эту информацию обеспечивали. Внедрения таких систем, не затрагивающих основной бизнес компаний, обычно не приводят к каким-либо значительным результатам.

Внедрение ERP-системы для вашего предприятия – стоит ли его проводить, пора или ещё нет? Обычно руководитель фирмы решает использовать такие системы в следующих случаях:

• Недостаточно высокие конкурентные позиции компании на рынке.
• Отсутствие понятности и прозрачности бизнес-процессов, что приводит к потере денежных средств и прибыли.
• Большие затраты времени на составление и согласование отчётов, накладных или иной документации.

На первый взгляд кажется, что внедрение ERP-решений улучшит позиции любого предприятия. Но внедрять их необдуманно – такой же неверный шаг, как и совсем отказываться от внедрения. Многие продукты стоят дорого и по карману не каждой фирме. А если даже начальная цена выглядит приемлемой, то велик риск больших дополнительных затрат после приобретения, потому что подобные системы требуют установки, настройки и постоянного обслуживания.

• Если купить систему ERP, не продумав данный шаг, она может оказаться чрезмерно дорогой.
• Если приобрести неподходящий продукт, то существует риск, что он не оправдает надежд и не принесёт пользы.

Из этого следует только одно: прежде чем решиться на внедрение, стоит всё проанализировать и взвесить.

Типичные проблемы при внедрении ERP-продуктов

Принимая решение использовать ERP, предприятие сталкивается со следующими трудностями:

• Уровень программного обеспечения не соответствует реальным потребностям фирмы: оно или слишком сложное, или недостаточно мощное.
• Громоздкое ПО не настраивается под бизнес, а требует настроить бизнес под него.
• Для обслуживания продукта нужно нанять многих специалистов или оплатить услуги сторонней компании. Рядовые сотрудники компании не могут работать с приобретённым ПО из-за нехватки квалификации.

Каждая из упомянутых трудностей неумолимо влечет за собой увеличение стоимости внедрения ERP и ставит под вопрос дальнейшую рентабельность и эффективность ERP-системы.

Работающая стратегия внедрения ERP

Как снизить стоимость внедрения ERP? Самый верный способ – перестать зависеть от команды разработчиков и привлекать их для выполнения всех видов работ. Если предприятие способно само обслуживать и настраивать приобретённую им систему, то очевидно, что затраты снижаются. С целью применения данной практики стоит пойти по следующему пути:

• Первый этап – определяем цели внедрения ERP и желаемый результат, которого вы хотите достичь. Если нет чёткого понимания целей, то как потом определить, эффективно решение или нет?
• Второй этап – выбор конфигурации продукта. Хорошо, когда продукт не «монолитный», а состоит из множества элементов, чтобы их было можно добавлять, убирать и трансформировать.
• Далее – запуск системы на вашем предприятии. Если компания способна самостоятельно справиться с задачей установки, то это приводит к гигантской экономии ресурсов: времени и финансов.

Приоритетная цель для вас, если вы желаете использовать ERP – найти продукт, который не потребует дорогостоящего внедрения и обслуживания.

Как найти ERP систему для вашего уровня бизнеса

Подобрать систему, не слишком сложную для фирмы, но способную развиваться по мере её роста – непростая задача. Мы предлагаем вам попробовать готовое на базе Comindware Business Application Platform. Типовое ERP-решение от Comindware имеет ряд отличий от привычных продуктов:

• Доступно по цене.
• Подходит для большинства компаний, как крупных, так и не очень.
• Если у вас есть IT-отдел, его специалисты сами справятся с внедрением и настройкой. Процесс внедрения ERP системы в случае с Comindware не предполагает обязательного привлечения сторонних наладчиков.
• Универсально для автоматизации всех бизнес-процессов, затрагивающих финансы, кадры, производство и маркетинг.
• Помогает быстро автоматизировать наиболее востребованные для компании бизнес-процессы.
• Корректировки системы внедряются без остановки работы.
• При необходимости развивается до уровня классической системы ERP.

Сроки внедрения ERP, купленной у нас, заметно меньше, чем у других систем для управления ресурсами. При этом вы управляете ею, а не она диктует свои правила.

Попробуйте Comindware Business Application Platform бесплатно, чтобы затем принять взвешенное решение. и оцените сами, насколько вам это подходит.

Если у вас возникнут проблемы с внедрением ERP систем на базе Comindware Business Application Platform, мы обязательно поможем их устранить и всё наладить. Таким образом, внедрять ли ERP-систему в вашей компании, зависит не от уровня развития компании, а от уровня способности конкретной ERP системы адаптироваться под её текущие нужды. Если возможности системы соответствуют потребностям предприятия, то её использование можно считать правильным шагом.

Дополнительная информация о Comindware Business Application Platform и демонстрация решения доступны по запросу

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик, бренд-менеджер решений на базе , специалист по партнёрским отношениям.